実務96：私立学校事務の仕事が速くなる！今日からできる“隠れムダ”の見つけ方【書籍紹介】

 仕事の“隠れムダ”を減らして業務のスピードアップを目指そう

私立学校の事務員として働いていると、こんな気持ちになることはありませんか。

• マニュアルがなく、進め方がわからない
• 保護者や取引先などへの対応で仕事が中断される
• 必要な資料が見つからない

私立学校の現場ではこうした状況によく陥ります。

こんなとき、どうしても自分の要領の悪さのせいにしてしまいがちですが、それでは一向に状況は改善しません。

では、どうすればよいのか。
そのカギを握っているのが“ムダを見つけて減らす”という視点。

思ったとおりに仕事が終わらないことの元凶である「仕事の隠れたムダ」に気づき、それを削るための技術を身につけることが解決には有益だと考えられます。

そこで今回は、仕事が速い人が実践する「仕事の隠れたムダを削る技術」を紹介した書籍から、私が実際に試してみて効果を実感したものを3つ紹介したいと思います。

その3つとは以下のとおりです。

• 脳内リハーサルで一旦終わらせる
• 5分で終わるタスクを作っておく
• 「作業メモ」でスムーズに業務復帰する

これらの技術を身につけることで、仕事のスピードが上がり、「時間が足りない」や「やることが多すぎる」といった思いに悩まされる時間を減らすことが期待できます。

さらにそれが、仕事のストレス軽減にもつながるはずです。

参考にしていただければ幸いです。

書籍の紹介

書籍名：「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？――仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術

著者名：萩原　雅裕

出版社：ダイヤモンド社

発売日：2026年1月13日

「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？ 仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術【電子書籍】[ 萩原雅裕 ] 価格：1,738円 (2026/5/29時点) 楽天で購入

私立学校事務員の仕事に潜む“ムダ”とは？

私立学校にはたくさんの”ムダ”が存在しています。

他にも、私の勤め先のような都市部から離れたところにある学校では、昔からのやりかたが見直されることなく続けられているといったことが日常茶飯事で行われています。

こうした物理的・慣習的な面からの”ムダ”ももちろん減らしたいところですが、自分ひとりの力ではなかなか進められない部分が大きいです。

そこで紹介したいのが以下の3つの”ムダ”。
書籍では、この3つの”ムダ”が時間を奪っていると解説しています。

その3つとは、

• 作業のムダ
• 集中力のムダ
• ”自分”のムダ

です。

以降で、詳しく見ていきます。

1つ目のムダ：作業のムダ(手戻り)

まず1つ目が「作業のムダ」です。
早速ですが、書籍の解説を見てみましょう。

1つ目の作業のムダの原因は、手戻りが多いことです。計画が明確になっていないため、考えることと手を動かすことを何度も行ったり来たりしてしまうのです。　P30

「「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？――仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術」より引用

以前の記事でもお伝えしましたが、私立学校事務員の仕事は属人化していて、マニュアルなどが整備されていないケースが多々あります。

詳しくは以下の記事をご覧ください。

そんなマニュアル未整備の業務を担当することになると、「次に何をするか」をその都度考えてしまいます。

これはあくまで一例ですが、こうした作業のムダである「手戻り」が積み重なることによって、時間が奪われていくわけです。

2つ目のムダ：集中力のムダ(切り替え)

2つ目のムダは「集中力のムダ」です。
こちらもまずは書籍の解説を紹介します。

2つ目の集中力のムダの原因は、切り替えが多いことです。切り替えが多すぎて、時間を確保しても、実際には集中できていないので、仕事が進まないのです。　P30

「「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？――仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術」より引用

一度集中力が切れてしまうと、なかなか元には戻りません。

そして私立学校事務員の職場、特に中学や高校の事務室はこうした割り込みが頻発し、事務員の時間を奪っていきます。

3つ目のムダ：”自分”のムダ(アタマ戻り)

最後のムダは「”自分”のムダ」です。
書籍の解説を引用します。

3つ目の”自分”のムダの原因は、一度考えたことを忘れてしまうことです。仕事を中断するときに思考を保存していないため、再開するたびに過去の自分が考えた内容を思い出すことに時間を取られてしまうのです。　P30

「「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？――仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術」より引用

個人的にはこのムダは、1つ目や2つ目のムダと複合して発生することが多いように感じています。
例えば2つ目のムダとの関係だと、

思いつく→邪魔が入る→忘れる→思い出すのに時間を費やす

といった状況です。

3つの中では最も後に引きずるタイプのムダのように思います。

今日からできる！私立学校事務員の仕事のムダを減らす基本テクニック

3つのムダについて理解したところで、今度はそれらに対処するための具体的なテクニックを紹介していきたいと思います。

前述したとおり、仕事が終わらないのは、自分の要領の悪さなど能力の問題だけではありません。
適切なテクニックを学んで実行すれば、何とかなる部分も存在します。

今回紹介するテクニックは、すぐにでも取りかかれるものばかりですので、まずは小さく試して効果を実感していただければと思います。

“計画モード”になるための「脳内リハーサル」

最初に紹介するのは「脳内リハーサル」です。
作業のムダ(手戻り)に対応するためのテクニックになります。

私もそうですが、初めて行う業務やマニュアルがない業務に取りかかろうとする際、「とりあえずやってみよう」といきなり手を動かしがちです。

もちろん、いつまでもあれこれ考えて動けない人よりかはマシですが、これだとどうしても手戻りが増えてしまいます。

例えば、寄付金の募集を進めようとしていたら、作業の途中で振込用紙がなくなっていることに気づき、印刷会社から納品されるまでムダな時間を過ごすことになった、という経験が私にはあります。

もちろんその後はマニュアルを整備し、こうしたミスが起こらないようにしましたが、こうしたムダは日ごろからなくしたいところです。

そこで役立つのが「脳内リハーサル」
書籍の解説を見てみましょう。

アクション動詞を使って「あとはやるだけ状態」を作り、「脳内リハーサル」をすることで、どんな仕事でも、手を動かす瞬間に迷いがゼロになる状態を作ります。　P31

「「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？――仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術」より引用

少し補足をすると、「アクション動詞」とは「次の取るべき具体的な行動」のことを言います。

このアクション動詞を使って、ゴールまでの道筋を描いてみるわけです。

その意見は、ごもっともだと思います。

ただ、一旦立ち止まって短時間でも考えてみれば、ぼんやりとでも道筋は見えてきます。
その道筋を立てるために、書籍では以下の方法をすすめています。

前から順番に考えるのは、ゴールから逆算するよりもはるかにカンタンです。ただ「Aの次にBをやって、Bの次にCをやって･･････」と順番に想像していくだけなので、負担もそこまでかかりません。　P65

「「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？――仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術」より引用

よく、「ゴールから逆算して･･･」と言われますが、正直それは難しい。
だからとりあえず、一歩一歩進むために必要なことを洗い出してみるわけです。

そしてそれを書き出すことも重要だとこの書籍では述べられています。

最初のうちは仕事の分解は頭の中だけでやるのではなく、しっかりとタスクとして書き出しましょう。
(中略)
「あとはやるだけ状態」を作るには、「やるべき作業を具体的に書き出すこと」が必要です。目安を一言で表すと「今から30分間、考え直すことなく集中して作業できるか？」です。　P71

「「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？――仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術」より引用

書き出すことで、それがマニュアルの原型にもなります。
業務の見える化も図れますので、取り組んでみてはいかがでしょうか。

“実行モード”になるための「5分タスク」

続いて紹介するのは「5分タスク」です。
集中力のムダ(切り替え)を減らすためのテクニックになります。

ただ、正直なところ” 集中力のムダ(切り替え)”の元凶である電話や来客対応を減らすのは私立学校の場合、まず無理です。

そんな中で役立ったのが「5分タスク」になります。
書籍の解説を確認してみましょう。

実行モードのポイントは集中することです。そして、その集中力を保つためには、細かく達成感を味わうことが効果的です。
(中略)
むしろ、5分くらいで終わるくらいのタスクを作っておくのはテクニックとして有効です。　P111

「「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？――仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術」より引用

前述した計画モードの段階で、やるべき作業を5分くらいで終わりそうなレベルになるまで細かくしておく。
そうすることで、中断される前に作業を完了させることができます。

しかも、「できた」という達成感が残るので、「何もできなかった」という感覚が残らず、「よし、この調子で」と次の作業への弾みをつける効果もあります。

集中力が回復するまでムダに待たなくてもよくなるのでおすすめです。

“中断モード”になるための「作業メモ」

最後のテクニックは「作業メモ」です。
”自分”のムダ(アタマ戻り)を減らす効果が期待できます。

何らかの邪魔が入っても、すぐに復帰できるような状態を保つ。
そうすることで、思い出すためのムダな時間を減らすことができるというわけです。

その具体的な方法は以下のとおりです。

「前やったことを忘れない」＝中断モードは、まさに「手を動かしていて頭のいい自分」が考えていることを保存し、未来の自分へ引き継ぐモードです。
(中略)
「保存する」とは、具体的に何をすればいいのでしょうか。 答えは「引き継ぎ書」を書くです。　P139

「「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？――仕事が3倍速くなる計画・実行・中断の技術」より引用

そして、書き出す内容は以下の4点になります。

• 「どこまで終わったか(進捗)」
• 「次に何をするか(次)」
• 「気になっていること(違和感)」
• 「思いついたアイデア(思考)」

これらを「引き継ぎ書=作業メモ」として自分宛てに残すという方法です。

やってみるとわかると思いますが、いきなり4つすべて書くことは難しいと思います。
だからひとまず、「進捗」と「次」だけを書くところから始めるのが個人的にはおすすめです。

想像以上に「思い出せないストレス」から解放される効果を実感できると思いますので、ぜひやってみてください。

まとめ

「今日からできる“隠れムダ”の見つけ方」をおさらいしましょう。

• 「脳内リハーサル」でゴールと作業を書き出し→“計画モード”で作業のムダを減らす
• 「5分タスク」で邪魔が入る前に作業完了→”実行モード”で集中力を保つ
• 「作業メモ」で素早く作業に復帰→”中断モード”で「思い出せないストレス」を避ける

私立学校事務員の仕事には”隠れたムダ”がたくさんあります。

全てのムダに対応することは困難ですが、自分の身近なところから改善することは可能です。

今回紹介したテクニックを実践してその効果を体感してみましょう。
そうすることで、「今日も仕事が進まなかった」という悩みから一歩解放されるはずです。

この記事がその一助になれば幸いです。

最後までお読みいただきありがとうございました。