実務93：説明が苦手でも大丈夫！私立学校事務員が今日からできる伝え方のコツ【書籍紹介】

説明が苦手なのは“能力不足”ではなく“型”を知らないだけ

こんな悩みをお持ちではありませんか。

事務員の仕事をしていると、保護者・生徒・教員からの問い合わせに答えたり、手続きの流れを説明したりする場面が毎日のようにあります。

ところが、多くの事務員が「説明が苦手」「うまく伝わらない」と悩みを抱えています。
これは決して珍しいことではありません。

以前の記事でも、こうしたお悩みを抱える人に向けて「伝えたいことを伝えるための5つの要素」を紹介しました。
詳しくは以下の記事をご覧ください。

その記事では、「伝えるべきメッセージ」の魅力につながる「5つの要素」について解説しました。

結局のところ、しゃべり方など説明のテクニックばかり意識していては説明上手になることは難しい。
そのような能力不足が問題ではなく、「メッセージの魅力につながる5要素」などの「型」が身についていないことが原因の一つだと考えられます。

だからまずは「型」を学ぶこと。
そして、その「型」が身につくまで実践することが悩みの解消につながると考えられます。

そこで今回は、

• 説明がうまい人が意識している「型」
• 説明がうまい人が使っている説明の「型」

の2つを紹介したいと思います。

説明がうまい人から「説明を始める前に頭の中で意識すべきこと」や「説明の最中に頭においておくべきこと」を学び、それをマネして経験を積む。
そうすることで、少しずつでも相手が知りたいことを的確に説明できるようになります。

それが周りからの信頼獲得につながり、さらに良好な人間関係の構築へと結びつくことが期待できます。

参考にしていただければ幸いです。

書籍の紹介

書籍名：「説明」がうまい人がいつも頭においていること

著者名：犬塚　壮志

出版社：サンマーク出版

発売日：2026年1月15日

「説明」がうまい人がいつも頭においていること [ 犬塚壮志 ] 価格：1,650円（税込、送料無料) (2026/5/5時点) 楽天で購入

【相手・目的・間】説明上手になるために意識したい3つの「型」

まずは、説明がうまい人が意識している「型」をおさえておきましょう。

書籍ではいくつか紹介されていますが、その中で私が実際に経験し、有益と感じたもの3つ紹介したいと思います。

その3つは以下のとおりです。

• 「相手に期待すること」と「一番言いたいこと」を決める
• 相手のリアクションを拾う
• 一文を短くする

順に見ていきましょう。

「型」①「相手に期待すること」と「一番言いたいこと」を決める

前述のとおり、私も説明下手だという自覚があります。
そんな私の普段の説明シーンを思い返してみると、とにかく思いつくままに説明を始めてしまっているように思います。

しかし、それでは冒頭の悩みのように「焦り」や「迷い」でうまく説明できません。

そこで意識したいのが「相手に期待すること」と「一番言いたいこと」
書籍では以下のように解説しています。

説明がうまい人は、話している最中、常に頭の片隅で、二つの問いを自分に投げかけています。
問い1：この説明をし終えたときに、相手にどうなっていてもらいたいか？
問い2：結局、この話で一番言いたいことは何だったか？
この二つの問いを、常に頭の片隅においておくのです。　P28

「「説明」がうまい人がいつも頭においていること」より引用

つまり「ゴール」を明確にするということだと私は理解しています。

実際に、この2つを意識して普段の業務報告を行ってみました。
報告内容は「備品の破損」です。

いつもだと、破損発見までの状況などをつらつらと報告するのですが、前述の2つをあらかじめ書き出してから報告してみました。

• 相手に期待すること：対応策を決めてもらう
• 一番伝えたいこと：備品の使用頻度は低いこと

結果、修理も買替もせずに処分することが決まりました。
そこに至るまでの時間は5分もかかっていません。

こんな感じでちょっとした報告から意識づけを練習してみてはいかがでしょうか。

「型」②相手のリアクションを拾う

説明下手の特徴として、「自分のペースで話し続ける」という点が挙げられると思います。

当然ですが、これでは相手にうまく伝わりません。

一方、説明がうまい人が共通して頭においているのが「相手のリアクションを拾う」こと。
書籍の解説を見てみましょう。

「まずこれだけ言おう。わかってくれたな。次はこれを話そう」
と、しっかり伝わっているかを相手のリアクションを一つひとつ確認しながら、丁寧に説明しているのです。相手のリアクションを拾うことで、相手が発言せずとも対話にすることができます。　P55

「「説明」がうまい人がいつも頭においていること」より引用

これも前述の「備品の破損」報告の際に実践してみました。

「何が破損したか」→「破損の状況」→「破損が判明したタイミング」→「発見者」･･･。
といった具合に順番をまとめ、間をとりながら報告したところ、相手にスッと伝わりました。

これも日常的に発生するような報告業務で練習できます。

「型」③一文を短くする

説明下手の人は、話す一文が長くなりがちです。

これも当然のことですが、一文が長いと話そのものも長くなります。
結果、相手も「何の話？」となってしまい、理解してもらえない状況に陥ってしまいます。

一方で、説明がうまい人は主語と述語を意識しています。
そのことについて、書籍の解説を引用します。

一つのメッセージに対して、主語と述語は一つずつです。主語を話したら、次はその述語へと、自然に意識が向かいます。すると、一文ずつ落ち着いて話すことができるため、説明も分かりやすくなるのです。　P167

「「説明」がうまい人がいつも頭においていること」より引用

二つめに意識していただきたいのは、「一文を、できるだけ短くする」というものです。具体的には、一文を60～80字程度に収めることを意識してみてください。　P167

「「説明」がうまい人がいつも頭においていること」より引用

これはポイント②を意識すると自然とついてくるというのが私の実感です。
相手のリアクションを確認するために、話を伝えたい内容ごとに細かく分けようとするからです。

ぜひ、試してみてください。

今日からできる！説明がうまくなる3つの「型」

そう思った人もいるのではないでしょうか。

確かに、わかっていても実際にできなければ意味がありません。

そこで重要となるのが「経験を積む」ということ。
繰り返し練習することで「型」が身についていきます。

そこで、「型」が身につき、かつ説明もうまくなる便利な「説明の型」を紹介したいと思います。

新人に仕事を教えるシーンや生徒に手続きなどの手順を教えるシーンを想定しています。

早速見ていきましょう。

ステップ①やる前に着眼点を説明する

まずは書籍で紹介されている具体例を見てみましょう。
新人にデータ入力業務を説明する状況を想像してみてください。

「今からデータ入力の作業をやってみるね。特に注目してほしいのは、私のマウスの動きじゃなくて、左手の動き。キーボードのショートカットキーをどう使って、作業をスピードアップさせているかをみてほしい」　P235

「「説明」がうまい人がいつも頭においていること」より引用

整理すると以下のようになります。

• 相手に期待すること：ショートカットキーの使い方を覚える
• 一番伝えたいこと：左手の動き

これらを意識して、一文を短くし、相手のリアクションを確認しながら説明している様子が伝わると思います。

私も新たに配属された事務員に会計ソフトの使い方を教える機会があったので、試してみました。

• 相手に期待すること：仕訳入力に使える便利機能を覚える
• 番伝えたいこと：最初に押すキー

これを明確に決めて、短く、相手のリアクションを見ながら伝えてみたところ、すんなりと伝わりました。

そういう人向けにいい方法が書籍で紹介されています。
「つまずきポイント」に注目するわけです。

説明がうまい人は、「自分は最初、この作業のどこでつまずいたんだっけ？」「何が理解できなくて、誰かに質問したかな？」と過去の自分を追体験します。この自問自答こそが、相手がこれから直面するであろう「つまずきポイント」を予測します。そして、先回りしてフォローする「痒いところに手が届く」説明を生み出すのです。　P234

「「説明」がうまい人がいつも頭においていること」より引用

自分がうまくできなかったことを思い出して、そこを着眼点に設定する。
私のように失敗が多い人には特におすすめの方法です。

ステップ②やった後にコツを言語化する

これもまずは書籍の例文を見てみましょう。

「どうだったかな？今の作業、実はポイントは三つだけ。一つめは、Ctrl+CとCtrl+Vでコピー＆ペーストを徹底すること。二つめは、セルを移動するときに、Ctrlキーと矢印キーを同時に押して、表の端まで一気にジャンプすること･･･」　P236

「「説明」がうまい人がいつも頭においていること」より引用

私の場合も、実際に会計ソフトで仕訳を入力してみせて、素早く正確に入力するためのコツを伝えてみました。

相手も覚えるポイントがわかりやすかったようで、強くうなずく様子が印象的でした。

ステップ③「失敗してもよい」とハードルを下げてやらせてみる

最後も書籍の例文の確認から始めましょう。

そして最後に、相手に実践を促します。
「じゃあ、今度は○○さんのペースでいいから、一度やってみようか。最初は誰でもうまくいかないものだし、途中でわからなくなったら、その場で遠慮なく聞いてね。失敗するのが仕事だから」　P236

「「説明」がうまい人がいつも頭においていること」より引用

これは割と実践している人が多いのではないでしょうか。

「失敗してもいい」というメッセージも明確であり、「まずは入力してみる」という相手に期待する行動もはっきりしています。

私の会計ソフトの事例も同様で、まずは入力を進めてもらいました。

私立学校事務員として働いていると、こういうシーンはよくあります。
ぜひ、その機会を活かしてここで紹介した3ステップを実践してみてください。

まとめ

「説明がうまくなるためのポイント」をおさらいしましょう。

• 「「相手」と「目的」を決める」→「どうなってほしいか」「一番伝えたいことは」
• 「一文を短くして、相手のリアクションを拾う」→焦らずじっくりと
• 「説明の3ステップで練習」→新人職員や生徒を相手に経験を積む

何度も言いますが、説明が苦手なのは、能力の問題ではありません。
型を知らないだけで、誰でも改善できます。

この記事で紹介したことを意識するだけで、説明は驚くほど伝わりやすくなります。
私も実感しています。

説明がうまくなると、相手の反応が変わり、仕事のストレスも減り、信頼も高まります。
まずは今日、ひとつだけでいいので実践してみてください。

最後までお読みいただきありがとうございました。