実務113：忙しさに振り回されない|私立学校事務員におすすめの時間術3選【書籍紹介】

はじめに：時間に追われたくない！そんな私立学校事務員へ

こんな思いが頭をよぎったこと、ありませんか？

• メールやSNSから次々と入ってくる情報
• 保護者や教員から舞い込んでくる相談や依頼
• 上司や公官庁によって決められる仕事の締め切り

こうしたことで私立学校事務員の時間や労力は、日々削られていきます。

「仕事も時間ももっと自分でコントロールしたい」と思っても、他人によって一方的に奪われていく。
そうした状況に置かれ続けることで、冒頭のような悩みに頭が埋め尽くされてしまうわけです。

では、どうしてそのような事態に陥ってしまうのか。
それは、「本来やるべきでないこと」や「誰かに決められたこと」ばかりに手を出しているからかもしれません。

そのため、「あれもやらなきゃ」「これもやらなきゃ」という「時間に追われる生き方」を送ってしまっていると考えられます。

それでは、どうすればこのような状況を改善することができるのでしょうか。
その解決策としておすすめしたいのが、以下の2点です。

• 「やらないこと」を決めるためのコツを学んで実践する。
• 「時間との向き合い方」を学び、時間をコントロールしている感覚を持つ。

これらを実践することが、状況を改善するために有効だと考えられます。

そこでこの記事では、この2点についてそれぞれ解説している書籍から、誰でも簡単に始めることができ、私自身効果を実感しているものを3つ紹介します。

その3つとは以下のとおりです。

• 「やらないこと」を3つのパターンに分ける
• 締め切りを交渉してみる
• 「○○時間以上かけない」で仕事に取り組む

この3つに取り組んでみることで、自分がやるべきではないことや他人が決めたスケジュールに振り回されるケースが少なくなるはずです。

それにより、満足のいく時間の使い方ができるようになり、日々の充実感をアップさせる効果が期待できます。

参考にしていただければ幸いです。

書籍の紹介①

書籍名：やらないことを決める技術　仕事も人生も「戦略的先延ばし」でうまくいく

著者名：大平　信孝

出版社：ソシム

発売日：2026年4月28日

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おすすめ時間術①「やらないこと」を3つのパターンに分ける

最初におすすめしたい時間術は「『やらないこと』を3つのパターンに分ける」です。

冒頭にお伝えしましたとおり、私立学校事務員の仕事に突発的な業務はつきもの。
あらゆる手段(メール、電話等)・相手(保護者、教員等)から、仕事のタネが蒔かれてきます。

放っておいたら、芽が出ることもないのかもしれませんがそういうわけにはいきません。
適切に対処しなければ、大きなトラブルへと発展する場合もあります。

かといって、全てに手をつけている余裕はありません。
だから、「やらないこと」を決めるのが重要となるわけです。

その「やらないこと」を決めるためのコツを解説した箇所を書籍から引用します。

「やらないこと」リストでは、洗い出した「やるべきこと」を以下の3つのカテゴリーに仕分けします。
①そもそもやらない
②自分でやらない(人にお願いする)
③今はやらない(戦略的先延ばし)　P143

「やらないことを決める技術　仕事も人生も「戦略的先延ばし」でうまくいく」より引用

「やらないこと=不要」と考えがちですが、単純に「要(やる)」「不要(やらない)」の2択に絞るのは難しいことです。

そこで、まずは「やるべき」と思っていることを「自分・他人」「今・あとで」の軸で仕分けしてみるわけです。

そうすることで、「やらなくてはならないけど、自分がやる必要はないこと」や「やらなくてはならないけど、今やる必要はないこと」といった感じでタスクを見える化することができます。

人間、頭の中で考えているだけだとモヤモヤしてしまい、それがストレスにつながりがち。
だから、その頭の中のものを一旦すべて吐き出し、整理するとそれだけで気持ちが楽になるのを体感できるはずです。

その意見、ごもっともです。

そこで書籍では以下の順番で仕分けすることをおすすめしています。

ただし、後で実際にやってみるとわかるのですが、「やるべきこと」として書き出したものの中からいきなり「そもそもやらない」ことに仕分けするのは、意外に難しいものです。
(中略)
実際の仕分けは、「先延ばしできることを探す→人にお願いすることを探す→そもそもやらないことを探す」という順番で行っていきます。　P148

「やらないことを決める技術　仕事も人生も「戦略的先延ばし」でうまくいく」より引用

• 「自分・あとで」→先延ばし
• 「他人・今」→人にお願い
• 「他人・あとで」→そもそもやらない

という順番で決めてみるというのが私のイメージです。

①から③に仕分けしたあとに残ったものが「今・自分」でやるべきことになります。
これに取りかかるというわけです。

ちなみに書籍では以下のようなやり方をすすめています。

・「やらないこと」リストの作成(および大きな見直し)･･････週始めの就業時に15分
・「やらないこと」リストの見直し･･････毎日の就業時に5分
(中略)
「やらないこと」リストの作成(および大きな見直し)とは、あなたの頭の中にあるタスクをふせんにすべて書き出し、仕分けする作業です。15分ほど集中して、書き出しと仕分けを行うことをおすすめします。　P177

「やらないことを決める技術　仕事も人生も「戦略的先延ばし」でうまくいく」より引用

私の場合、ふせんがもったいないので、消えるボールペンを使っています。

A4用紙を縦横に4分割にして、「自分・今」のように各エリアに名前をつけ、それぞれのエリアに該当するものを書き込んでいます。

頭の中が整理されるだけでも、「時間に追われている感」が和らぎますので、やってみてはいかがでしょうか。

書籍の紹介②

書籍名：逆算時間術

著者名：水野　学

出版社：ダイヤモンド社

発売日：2026年4月21日

もう、時間に追われない。 逆算時間術 【電子書籍】[ 水野学 ] 価格：1,870円 (2026/9/9時点) 楽天で購入

おすすめ時間術②締め切りを交渉してみる

次に紹介する時間術は「締め切りを交渉してみる」です。

私立学校事務員に最も重要な仕事のひとつが「補助金業務」です。
補助金業務については別の記事で取り上げていますので、そちらもご覧ください。

この補助金業務や公官庁からの調査の回答などは、厳格に締め切りが設けられており、交渉の余地はほぼありません。

こうした他人に決められた締め切りに対して、大きなストレスを感じる。
そういう人は私以外にもいるのではないでしょうか。

そんな私みたいな人に紹介したいのが、「締め切りを交渉してみる」という方法です。
書籍の解説を引用します。

例えば、上司から明日の午前中までにこれをやっておいてくれ、と言われたとします。しかし、すでに抱えている仕事があり、自分のスケジュールを見ると、これは苦しい。
となれば、言われたままにするのではなく、「交渉」するのです。午前中ではなく、午後2時までにしていただけませんか、と相談してみる。それだけで、時間はただ与えられたものではなく、自分のものになります。　P38

「逆算時間術」より引用

前述の補助金業務のようなものは別として、その他の業務については実際にやってみるとわかりますが、交渉がうまくいくことが結構多いです。

おそらくそれほど深く考えずに期限を設定している人がほとんどだからではないかと個人的には思っています。

だから思い切って交渉してみましょう。
コツは「ちょっとだけ延ばす」ところから始めてみることです。

適当な理由をつけて、まずは1時間だけでも時間交渉してみてはいかがでしょうか。

おすすめ時間術③「○○時間以上かけない」で仕事に取り組む

最後に紹介する時間術は「『○○時間以上かけない』で仕事に取り組む」です。

「これを〇時までに仕上げよう」と取り組んで、結局その時間までに終わらせることができない。
みなさん、そんな経験はありませんか。

このように「〇〇時間以内に終わらせよう」と思って仕事に取りかかると、「その時点から○○時間以内=〇時まで」と考えてしまいがちです。

そうなると、途中で保護者対応などの割り込みが発生した場合、仕事が中断されてしまい、目標としていた時間内に仕事を終わらせられなくなります。
結果、「やり残した感」に悩まされてしまうわけです。

そこで書籍では、以下のような時間設定をすることをすすめています。

スタッフに仕事をお願いするときに気をつけていることがあります。「これを2時間以内にやってね」という言い方は、極力避けています。そうではなくて、「この仕事に2時間以上かけないでね」と伝える。
似ているようで、意味が違います。「2時間以内にやって」は、今から2時間で仕上げてほしい、という締め切りです。「2時間以上かけないで」は、この仕事にかける時間の総量を指しています。　P136

「逆算時間術」より引用

引用文では、スタッフへ指示するシーンを想定していますが、私は自分の業務で活用しています。

この発想であれば、「この日のここで30分」といったように自分で時間を配分しながらスケジュールを設定できます。

また、万が一突発的な業務で中断されても、それはその仕事にかける時間とは別カウントになるため、「他人に時間を奪われた」という感覚を軽減する効果もあります。

自分で時間をコントロールしている感覚が味わえますので、ぜひやってみてください。

まとめ

「『やらないこと』を決めるためのコツ」と「時間との向き合い方」についておさらいしましょう。

• 「やらないこと」を3つのパターンに分ける→「自分・他人」「今・あと」に仕分け
• 締め切りを交渉する→1時間だけでも延ばすところからスタート
• 「○○時間以上かけない」で仕事に取り組む→かける時間の「総量」を設定

「あれもこれも」と片っ端から手をつけていると、どれも「未完了」になってしまいがちです。
そうなると不安やイライラといった感情に心が埋め尽くされてしまいます。

また、時間をコントロールできない状態が続くことも同様に精神的によくありません。

こうした状況に陥らないためにも、今回紹介した時間術を実践してみてはいかがでしょうか。

少しだけでも「やるべきこと」が整理できたり、短い時間でも自分の力でコントロールできるだけで、気持ちが落ち着きます。

この記事が皆さまの時間の使い方を見直す一助となれば幸いです。

最後までお読みいただきありがとうございました。