実務91：私立学校事務員がおさえておきたい「聞き出し方」のポイント【書籍紹介】

こんな思いが頭に浮かんだことはありませんか。

• 相談を受けた生徒や保護者から本音を引き出したい
• 上司からの曖昧な要望に振り回されないように本当の意図を明確にしたい
• 職場での打ち合わせでもっと相手の考えを聞き出せるようになりたい

私立学校事務員として働いていると、様々な人とのやりとりが発生します。
それは経理担当など、人と接する印象が薄い業務の担当者であっても同じです。

そんな他人との会話において、「相手の本音」はどうしても気になるところ。
どうにかして知りたいと思うわけですが、結局聞き出せないままやりとりが終了したという経験、一度はあるのではないでしょうか。

そんな時「どうしてもっとうまく聞き出せなかったのか」と自己嫌悪に陥りそうになりますが、それは決してあなたが相手から避けられているからというわけではありません。

そこには「聞き出し方」が関係しているのです。

相手の掴みどころのない曖昧な言葉の奥にある、まだ言葉になっていない思いや考えを一緒に言語化するための方法。
そんな方法を今まで学ぶ機会がなかったことが原因の一つと考えられます。

ちなみに「話し方」や「傾聴」のスキルについては以下の記事を参照していただければと思います。

では、その「聞き出し方」を身につけるためにはどうすればよいのか。

それはとにかく実践すること。
「聞く」ではなく「聞き出す」ためのテクニックを学び、習慣化されるまで実践することが当たり前ですが最も効果的な方法だと考えられます。

そうすることで、相手の頭の中を言語化できるようになり、悩みの解消へとつながるわけです。

そこで今回は、その「聞き出し方」について紹介している書籍のなかから、私が実際にやってみて効果を実感したものを3つ紹介したいと思います。

その3つとは以下のとおりです。

• 「ここはいいな」で聞き出す気持ちを後押しする
• 「出来事から聞いていく質問」から入る
• 「追い聞き」でさらに深堀りする

これらのテクニックを身につけることで、モヤっとした気持ちを抱えたままで面談や打ち合わせを終えるケースが少なくなり、仕事に対する充実感アップが期待できます。

さらに、コミュニケーションもスムーズになり、人間関係に対するストレス軽減にもつながるはずです。

参考にしていただければ幸いです。

書籍の紹介

書籍名：聞き出せる人が、うまくいく。

著者名：荒木　俊哉

出版社：祥伝社

発売日：2026年3月10日

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【業務効率と信頼構築】私立学校事務員における「聞き出し方」の重要性

繰り返しになりますが、担当業務に関わらず私立学校事務員は様々な人と関わりながら仕事を進める必要があります。

教職員や保護者、生徒、外部業者など、多様な立場の人と関わる中で、必要な情報を的確に聞き出せるかどうかが、対応の質や信頼関係に大きく影響します。

だから、私立学校事務員にとって、日々の業務を円滑に進めるためには「正確な情報を引き出す力」が欠かせません。

しかし、単に質問を重ねるだけでは、相手の本音や重要なポイントを十分に引き出すことはできません。

相手に安心感を与えながら、要点を整理し、的確に聞き取るためには、いくつかのコツと意識すべきポイントがあります。

「業務効率」と「信頼構築」
まずはこの2点を頭の片隅に置きながら、以降で紹介するテクニックを確認していただければと思います。

【やっぱり安心感】「ここはいいな」で聞き出す気持ちを後押しする

相手に心理的安心感を持ってもらうこと。
「聞く」において重要なポイントですが、「聞き出す」でも同様に意識すべきポイントです。

だから相手から聞き出すためには、まず自分が「聞き出そう」という気持ちになる必要があります。
そうすることで、相手にこちらの気持ちが伝わり、本音を話してくれるようになるわけです。

ではどうやって「聞き出そう」という気持ちを作るのか。
書籍では以下のような方法をすすめています。

「考えや感情を話すに値する相手」になることを目指す。
そのためには、まずは一つ、目の前の相手やものの好きなところを一つ見つけることをぜひおすすめします。
部下や上司、取引先、仕事先で関わる商品やサービスに、何か一つだけでも「ここはいいな」と思えるところを探す。言い換えれば、相手をよく見て関心を持つことが、聞き出すためのスタート地点です。　P61

「聞き出せる人が、うまくいく。」より引用

最近のことですが、学校に新しい教員がやってきました。

今まで民間企業で働いていたそうなのですが、あるとき「教員になろう」と思い立って、私の勤め先の教員募集に応募したとのこと。
その思い切りのよさに「いいな」と感じました。

そういう思いを持って歓迎会の席で話を聞いてみると、働いていた業界の裏話など普段は聞くことができないような話を教えてくれたのです。

当人が単にお話好きなのかもしれませんが、「聞き出す」ためにはやはりこちらが「聞き出そう」という心になっていることが大切なんだなと感じた出来事でした。

探せば何かしら一つでも「いいな」と思えるポイントがありますので、まずはそこをコミュニケーションの取っ掛かりにしてみてはいかがでしょうか。

【順序が大事】「出来事から聞いていく質問」から入る

話すための心理的な土壌ができあがったら、次は実際に聞き出すターンに入ります。

そこで注意したいのが「聞く順番」
書籍では以下のような順番をすすめています。

私の考える「いい質問」とは「出来事から聞いていく質問」です。
たとえば、部長からあなたへの相談内容が急に変わったとします。その時に、「変更内容のここはどういう意味ですか？」といきなり内容の詳細に関する質問をしたり、「部長はこの変更をどう思っているんですか？」といきなり本音を聞くような質問はあまり得策ではありません。まずは、変更に至った「出来事」から聞いていく。　P50

「聞き出せる人が、うまくいく。」より引用

引用文の例にあるように、どうしてもいきなり本音を聞きたくなりがちです。

ただこれでは相手は本音を話してくれません。
そこには心理的ストレスが関係しています。

書籍の解説を見てみましょう。

相手がより言語化しやすい問いかけとして、「出来事→感じたこと」の順番で聞いていくことをおすすめします。
なぜなら、「出来事」は実際に起きた事実ですので、考えて答えるストレスが少ないからです。　P64

「聞き出せる人が、うまくいく。」より引用

こうして「出来事→感じたこと」で、相手は話すための準備が整い、本音を話しやすくなるというわけです。

結果的に、いきなり本音を引き出そうとするよりもスムーズに事が進み、業務効率もアップします。

ただ、やってみるとわかると思いますがこれが案外難しい。
どうしてもまず「どうだった？」と聞くことがクセになってしまっているからです。

差し当たって生徒を練習台にしているところですが、やはり生徒の反応を見ていると「出来事」の方が話しやすいというのが実感です。

私と同じように「どうだった？」から入ってしまう人は、まず生徒相手に練習してみましょう。
生徒との関係も深められて一石二鳥です。

【クッション言葉の活用】「追い聞き」でさらに深堀りする

「出来事→感じたこと」で話をつなげることができれば、そこからさらに深堀してみましょう。

そこで活用できるスキルが「追い聞き」です。
書籍の解説を確認してみましょう。

聞き出すための質問の順番が意識できるようになったら、次にぜひ実践してほしいのが「追い聞き」です。追い聞きとは私の造語なのですが、たとえばこんなイメージです。
「ちなみに、そうおっしゃったのはどうしてでしょうか？」
と、相手の発言を受けて、言葉の意図や背景を追いかけて、さらに聞いてみる。　P67

「聞き出せる人が、うまくいく。」より引用

この「ちなみに」がポイント。
「追い聞き」が相手を「追い込む」ことにならないための「クッション言葉」として威力を発揮してくれます。

深堀りすることが、業務における認識のズレをなくすことにつながりますので、無駄なやり直しが発生することを防止できます。
結果として効率性アップにもつながるというわけです。

ただし、「ちなみに」もあまり連呼すると、相手への圧力へとなってしまう可能性があります。

だからバリエーションがあった方がいい。
そこで私が「これも使える」と感じたのが「正直」という言葉。

書籍では以下のように紹介されています。

「ダメな時はダメと正直な反応を引き出すためにはどうしたらいいのか」について、ずいぶん考えたり、試行錯誤したりしてきました。
その結果、私がたどり着いたキーワードが「正直」です。　P75

「聞き出せる人が、うまくいく。」より引用

その意見もごもっともです。

そんな人に紹介したい方法を書籍から引用します。

ずばり、注目すべきは、クライアントが発言した「単語」です。発言全体ではなく、発言のなかに現れた「単語」を拾い上げ、その意味をさらに追いかけて聞く。たったそれだけで、クライアントの本音や、クライアント自身もよくわかっていなかった本当の思いが少しずつ言語化されていきます。　P120

「聞き出せる人が、うまくいく。」より引用

「楽しい」などのありきたりな言葉でいいので、注目することを書籍ではすすめています。

例によって生徒で実験中ですが、これは簡単にできるのでおすすめです。
ただし、「楽しいって？」と単語だけ拾い上げて返すと、やはり圧を感じてしまうようなので注意しましょう。

まとめ

明日からでもできる「聞き出し方」のポイントをおさらいしましょう。

• 「「ここはいいな」で聞き出す気持ちを後押し」→まずは心理的安全性を確保する
• 「出来事から聞いていく質問」→答えやすいことから尋ねてリズムに乗せる
• 「追い聞きで深堀り」→クッション言葉で圧にならないように言語化させる

まずは会話に関係なく、目に留まるものの「いいな」と思うところを探すことを習慣にしてみましょう。

気持ちも前向きになり、常日頃から周囲の人に「心理的安全性」を感じてもらえるようになると思います。

最後までお読みいただきありがとうございました。