実務83：【あえて休む】私立学校事務員にすすめたい「隙間時間」の使い方【書籍紹介】

こうした事態が起こった際に、結局何もできなかったという経験はありませんか。

• パソコンの前に向かったが気づけばネットニュースを見ていただけ
• 事務作業をしようとしたが外線電話の対応で手がつけられず
• 何をしようかと考えている間に次の予定の時間が訪れる

こんな隙間時間の過ごし方をしてしまい、後悔の念に襲われたことがある人は私だけではないと思います。

では、そのような隙間時間の過ごし方をしてしまう原因は一体何なのか。
その原因の一つとして、ただやみくもに「隙間時間をうまく活用しないと」という思いだけで行動しようとしていることが関係していると私は感じています。

では具体的にどうすればよいか。
その解決策の一つとして私は「隙間時間の種類」を理解し、「その種類ごとの対処法」を学んで実行することが有用だと考えています。

隙間時間には種類があり、その種類ごとに適した行動があります。
私たちは今まで、そのことを学ぶ機会が与えられてこなかった。
それが貴重な隙間時間を活かしきれなかった一つの要因となっているわけです。

そこで今回は、そんな「隙間時間」の上手な使い方について紹介している書籍から、私が実際にやってみて効果を実感した行動を3つピックアップしたいと思います。

その3つとは以下のとおりです。

• あえてリフレッシュに使う
• 生成AIと会話する
• 無理に有効活用しようとしない又は3分瞑想する

事務作業がメインの私立学校事務員の仕事でも、様々なパターンの隙間時間は発生します。
そして働く部署によって、環境も異なります。

そうした隙間時間のパターンや働く環境に応じた行動をとることができるようになれば、仕事の質にプラスの影響を与えることが期待できます。

それにより充実した時間を過ごせるようになり、結果として日々の生活の満足度アップにもつながると考えられます。

参考にしていただければ幸いです。

書籍の紹介

書籍名：仕事ができる人がキリの悪い時間にやっていること

著者名：本山　裕輔

出版社：サンマーク出版

発売日：2025年10月20日

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【4つのパターン】隙間時間の分類

まずは隙間時間の分類方法を見てみましょう。
書籍では以下のように紹介しています。

隙間時間は、次の2つの軸で分類できます。
〇発生パターンは「突発型」か「予測型」か
〇環境条件は「集中しやすい」か「集中しにくい」か　P62

「仕事ができる人がキリの悪い時間にやっていること」より引用

さらに、それぞれについて詳しく解説していますので、その箇所も引用します。
まずは発生パターンについてです。

隙間時間は大きく分けて「突発型」と「予測型」の2つに分類されます。それぞれの特徴を詳しく見ていきましょう。
突発型とは、まったく予想していなかった出来事によって突然生まれる時間のことです。(中略)
一方、予測型とは、隙間時間が発生することはあらかじめわかっているものの、具体的な長さまでは正確に把握できない時間を指します。　P63

「仕事ができる人がキリの悪い時間にやっていること」より引用

特に無駄に過ごしがちなのが「突発型」
このような時間は「準備ができていない状態」で訪れるため、気持ちの切り替えが難しく、ついスマホを見たり、ネットニュースを眺めたりして終わりがちです。

こんなときに適した行動をあらかじめ決めておけば、有効に待ち時間が過ごせるというわけです。

続いて、環境条件についてです。

次に考えたいのが、隙間時間を過ごす場所や状態が「集中しやすい環境」なのか、それとも「集中しにくい環境」なのかという点です。
集中しやすい環境とは、周囲が静かで他者からの邪魔が入らず、心理的にも落ち着いて作業に没頭できる状況を指します。
(中略)
一方、集中しにくい環境とは、単に騒がしい場所というだけでなく、心理的に落ち着かない状態も含まれます。　P65

「仕事ができる人がキリの悪い時間にやっていること」より引用

また、高校の事務室勤務の場合だと、外部からの電話対応や来客対応などが発生しやすいため、総じて「集中しにくい環境」にあると言えます。

一方で、会計課など学校法人本部に設置されているような部署だと、外からの影響を受けにくいので「集中しやすい環境」にあるというのが私の実感です。

このような分類方法で皆さんの隙間時間を整理してみましょう。

私がこの整理方法で整理し、最も「何とかしたい」と感じたものが「突発型」でした。

そこで以降では、その「突発型」の隙間時間を有効に活用するための具体例を紹介していきたいと思います。

【おすすめ行動①】あえてリフレッシュに使う

1つ目は「突発型×集中しやすい環境」における隙間時間の活用方法です。
時間にすると30分程度の隙間時間が発生したケースを想定しています。

隙間時間というと「何か仕事を進めなければ」と考えがちですが、あえて“休む”という選択肢も非常に有効です。

私立学校事務員の仕事は、お金の出し入れや補助金申請、学費の収納管理など小さなミスも許されないようなものを扱うことが多いです。

そんな状況にあるなか、短い時間でも意識的に休むことで、頭の疲れが取れ、次の業務に集中しやすくなります。

ただ、リフレッシュといっても難しいことをする必要はありません。
書籍では以下のような行動をとることをすすめています。

急遽30分程度の時間が空いたときは、思い切ってリフレッシュに充てることにしました。実は、脳の疲労をリセットするのに、この30分という時間がちょうどよいタイミングなのです。
具体的には、次の2つの選択肢から1つを選ぶようにしています。
１　15分の昼寝…短時間の昼寝は、頭をスッキリさせる効果的な方法
２　20分の散歩…軽い散歩は血行を促進し、新鮮な空気を吸うことで気分転換にもなる　P86

「仕事ができる人がキリの悪い時間にやっていること」より引用

この2つのうち、私が特におすすめしたいのが「20分の散歩」
さらにこの「20分の散歩」に加えたいのが「階段昇降」です。

「階段昇降」のメリットについては、別の記事でも紹介してきました。

こうした小さな休息でも、脳の疲れが和らぎ、気持ちが整う効果を実感しています。

「打ち合わせが早く終わる」や「行事が予定より早く進行した」などにより、20～30分程度の隙間時間が発生するケースは、私立学校事務員の日常において割とあります。

そうした際に「休む＝サボる」ではなく、「休む＝次の仕事の質を上げる準備」と捉えて行動することで、隙間時間の価値がぐっと高まるわけです。

ぜひやってみてはいかがでしょうか。

【おすすめ行動②】生成AIと会話する

2つ目も「突発型×集中しやすい環境」における隙間時間の活用方法です。
時間にすると10分程度の隙間時間が発生したケースを想定しています。

この隙間時間でやることは「AIとの会話」です。
書籍の解説を引用します。

こうした疑問や気づきが生まれたとき、私はまず付箋に書き出し、PCを投影しているモニターに貼りつけるようにしています。そして後日、その付箋に記された疑問について生成AIに尋ねるのです。
プロンプト(生成AIに入力する指示文)を作成し、生成AIにお願いごとをする作業には、10分という時間がちょうどよいのです。　P99

「仕事ができる人がキリの悪い時間にやっていること」より引用

私立学校事務員は、細かな判断や段取りが多く、考えごとが溜まりやすい職種です。
そんな考えごとを日頃からストックしておくわけです。

最近は、短い時間でも生成AIに話しかけることで、頭の中を整理したり、アイデアを引き出したりすることができるようになりました。

まさに、AIとの会話は「一人ブレスト（ブレインストーミング）」のような役割を果たしてくれるというわけです。

例えば、私は隙間時間にこんな使い方をしています。

• 今日やるべきタスクを3つに絞り込む
• 行事準備の段取りを簡単に整理する
• 保護者向け文書の言い回しを相談する

AIに話しかけることで、頭の中のモヤモヤが言葉になり、次に何をすべきかが見えやすくなります。

短時間で“思考の交通整理”ができるため、隙間時間との相性がとても良い方法です。

「生徒の遅刻」や「経理処理が思ったより早く終わる」などにより、10分程度の隙間時間ができるケースは多いので、試してみることをおすすめします。

【おすすめ行動③】無理に有効活用しようとしない又は3分瞑想する

3つ目は「突発型×集中しにくい環境」における隙間時間の活用方法です。
時間にすると10分程度の隙間時間が発生したケースを想定しています。

書籍ではこうした隙間時間に対して「あえて、何もしない」ということを提案しています。

目の前のことに集中できないときに、無理に「隙間時間で読書をしよう」とか「今のうちにメールの1通くらい返信しておこう」と意気込んでも、かえって空回りしてしまう可能性があります。であれば、無理に隙間時間を有効活用しようとしなくても、よいのではないでしょうか。　P116

「仕事ができる人がキリの悪い時間にやっていること」より引用

私も経験上、この意見には賛成です。

特に私のように経理関係の仕事をメインにしている人は、数字やお金を扱うので正確性が高く求められます。
だから、「1つだけでも」と無理に隙間時間で処理しようとすると、かえって後々やり直しの目に遭ったりします。

そういう意見もあると思います。

そんな人に対して書籍ですすめているのが「瞑想」です。
書籍の言葉を引用します。

ソワソワして集中できない気持ちを「目の前のことに集中できる気持ち」へと変化できれば、その時間を有効活用できるはずです。
(中略)
瞑想は「今ここ」に集中する営みであるため、先の予定が気になってソワソワしている状態を解決するのに最適です。　P142

「仕事ができる人がキリの悪い時間にやっていること」より引用

瞑想時間は3分。
とにかく「3分間、呼吸に意識を向けるだけ」で十分効果があると書籍では紹介しています。

実際、私立学校事務員の仕事は突発的な対応が少なくなく、気づかないうちに心がざわついたり、呼吸が浅くなったりしがちです。
短い瞑想は、そんな心身の乱れを整えるのに役立ちます。

3分という短さなら、来客の合間や電話が鳴らないタイミングでも取り入れやすいので、実践してみてはいかがでしょうか。

【結論】実践して感じたこと

一番の成果と感じているのは、「隙間時間が発生した時にやるべきことが明確になった」という点です。

突発的に隙間時間が発生しても、「この時間と状況なら散歩をしよう」や「ちょっと目をつぶって集中しよう」など次の行動を悩まなくてよくなったのです。

その結果、「心身のゆとり」を持つことができるようになったと実感しています。

プライベートでの隙間時間にも活用していこうと考えています。

まとめ

隙間時間を仕事の前進に使うのももちろん良いのですが、今回紹介した3つの方法は、どれも“自分を整える”ことに焦点を当てています。

学校事務の仕事は、集中力・判断力・コミュニケーション力が求められるため、心身が整っていることが何よりの土台になります。

• リフレッシュで疲れをリセットする
• 生成AIで思考を整理する
• 瞑想で心を落ち着ける

こうした小さな習慣が積み重なることで、1日の仕事の質が大きく変わります。

隙間時間を「ただの空白」ではなく、「自分を整える大切な時間」として活用してみてはいかがでしょうか。

最後までお読みいただきありがとうございました。