実務85：集中できない日は誰にでもある！私立学校事務員が実践する小さな工夫【書籍紹介】

こんな悩みをお持ちではありませんか。

• やろうと思って取りかかった事務作業が長続きしない
• 会議で人が話しているのに他のことが気になってしまう
• メール対応や窓口対応で、やることが増えて落ち着かない

私立学校事務員の仕事は机に向かっての事務作業がメインとはいえ、毎日次々といろいろな業務が舞い込んできます。

そして「今日こそ集中してこの仕事を終わらせよう」と意気込んでも、結局終わらせることができず、仕事が残り、気持ちが焦ってしまう。
こうした経験をお持ちの人は少なくないと思います。

では、どうしてこのような状況に陥ってしまうのか。
私は以下のような要因があると考えています。

• スマホやPCなど「集中力を奪うもの」が普及したという外的要因
• そもそも「人間は長時間集中し続けるようにはできていない」という内的要因

これらの要因を理解せずにただ「集中できないのは自分の能力の問題」と誤解していると、いつまでも解決できずに自己嫌悪の気持ちだけが残ってしまいます。

それでは、こうした要因にどのように対処すればよいか。
その解決策の一つとして考えられるのが、自分に合った「集中モードに入るスタイル」を見つけること。

時間の使い方がうまい人が実践している方法のなかで、能力に関係なく実践できるものをマネして普段の仕事などに取り入れることが有用だと思います。

そこで今回は、そんな「集中モードに入るスタイル」ついて紹介している書籍のなかから、私が実践してみて効果があったと感じた3つのコツを紹介したいと思います。

その３つとは以下のとおりです。

• 集中できないときは「ジャーナリング」
• 集中力が切れたと感じたら「目を閉じる」
• 「自分の専門性を高める時間」と位置づけて取り組む

「集中モードに入るスタイル」を身につけることで、個人の能力に頼ることなく集中して仕事に取り組めるようになり、仕事の効率アップにつながることが期待できます。

それにより仕事に対するストレスも軽減され、充実した日々を過ごすことができるようになると思います。

参考にしていただければ幸いです。

書籍の紹介

書籍名：マッキンゼーで学んだ 時間の使い方がうまい人の一瞬で集中する方法

著者名：大嶋 祥誉

出版社：PHP研究所

発売日：2024年2月20日

マッキンゼーで学んだ 時間の使い方がうまい人の一瞬で集中する方法 [ 大嶋 祥誉 ] 価格：1,705円（税込、送料無料) (2026/3/14時点) 楽天で購入

【現状の理解が大事】集中力に悪影響を及ぼす2つの要因

前述のとおり、「集中力が続かない」「やるべきことに取り組めない」と感じると、多くの人は自分の意志の弱さを疑ってしまいます。

しかし実際には、私たちの集中力を奪っている原因は“環境”や“思い込み”にあることが少なくありません。

特に現代は、集中しづらい条件がそろっている時代です。
まずはその現状を理解することが、集中力を高める第一歩になります。

以降ではまず、現代人の集中力に悪影響を与える代表的な2つの要因を確認していきたいと思います。

【要因1】通信機器の普及による「情報過多」

まずは書籍の言葉を引用します。

仕事においては、スマホに加えて「パソコン」の普及もまた、私たちの集中力を奪っています。パソコンがない時代には、職場のデスクでおおっぴらにサボるのは気が引けたものです。しかし、今では仕事中であってもパソコンで最新ニュースをチェックすることもできるし、こっそりゲームすることすら可能です。　P23

「マッキンゼーで学んだ 時間の使い方がうまい人の一瞬で集中する方法」より引用

スマートフォンやパソコンの普及により、私たちは常に大量の情報に触れる環境にいます。

SNS、ニュース、メール、メッセージアプリ、動画サイトなど、気を抜くと次々に新しい情報が流れ込んできます。

こうした環境では、情報が多すぎるうえに簡単に手に入りやすい。
だから例えば、作業中にスマートフォンの通知が来るだけでも、脳は一度そちらに注意を向けてしまいます。

たとえ実際に確認しなかったとしても、「何の通知だろう」と意識が向いた時点で集中は途切れてしまいます。

つまり現代では、集中力が続かないのは珍しいことではなく、むしろ自然な状態ともいえるのです。

まずは「自分の集中力が弱いからではなく、環境の影響が大きい」ということを理解することが重要です。

さらに書籍ではもう一つ重要な指摘をしていますので、その個所も引用します。

そしてこの「情報過多」は、別の問題も引き起こします。それは「疲れ」です。
大量の情報にさらされることで、頭はもちろん、特に「目」が疲労します。　P24

「マッキンゼーで学んだ 時間の使い方がうまい人の一瞬で集中する方法」より引用

この「目の疲れ」も無視できません。
疲労感で集中力が削がれてしまいます。

この点も理解しておきましょう。

【要因2】「集中しなければ」という思い込み

もう一つ見落とされがちな要因が、「集中しなければいけない」という強い思い込みです。

集中力を高めようとするあまり、「絶対に集中しよう」「気を散らしてはいけない」と自分にプレッシャーをかけてしまう人は少なくありません。

しかし、このような意識が強すぎると、かえって集中できなくなることがあります。

書籍でも以下のように述べられています。

つまり、私が言いたいのは「長時間集中できない！」ことに罪悪感を覚え、「もっと集中しなくては」などと思う必要は、ということです。
みなさんも経験があると思いますが、「集中できない！」という罪悪感は、さらに集中力を妨げてしまいます。
(中略)
そう、「集中しなければ！」という思いこそが、あなたの集中を妨げているのです。「集中できなくて、当たり前」と思うこと。それが、本書の「集中」のスタートです。　P26

「マッキンゼーで学んだ 時間の使い方がうまい人の一瞬で集中する方法」より引用

人間の脳は、常に同じことに注意を向け続けるようにはできていません。
ある程度の時間が経つと、自然と注意が別の方向へ向かう仕組みになっているというわけです。

それにもかかわらず、「ずっと集中し続けなければならない」と思い込むと、少しでも気がそれた瞬間に「自分は集中できていない」と感じてしまい、さらに集中が途切れてしまうのです。

集中力を高めるためには、まず「人はそもそも長時間集中し続けることは難しい」という前提を受け入れることが大切です。

無理に集中し続けようとするよりも、集中と休憩をうまく切り替えることが、結果的に高いパフォーマンスにつながります。

書籍ではこのことを「集中しない集中」と表現しています。
集中が途切れたときこそ、集中しようとしないというわけです。

ではどれくらいの感覚で集中と休憩を切り替えればよいか。
その点について書籍の中で述べてられている部分を引用します。

「人間の集中力はどれだけ保てるのか」についてはさまざまな研究やデータがありますが、多くのデータは「人間の集中力は、それほど長くは続かない」ことを示しています。私が一番しっくりきているのは、「集中できるのは、長くても10～15分」というデータです。　P28

「マッキンゼーで学んだ 時間の使い方がうまい人の一瞬で集中する方法」より引用

これは私の実感とも一致します。

そこで以降では、この時間間隔で取り組めそうな「集中モードに入るスタイル」を紹介していきたいと思います。

【スタイル①】集中できないときは「ジャーナリング」

仕事中に悩みや不安で集中が切れてしまうことは誰にでもあります。
そんなときは、短い時間でもよいのでジャーナリングを試してみることをおすすめします。

書籍でもジャーナリングついて以下のように紹介しています。

仕事に追われていたり、済ませたはずの仕事の不安が襲ってきたりして、目先のことに集中できないことがあります。そんなときにおすすめしたいのが「ジャーナリング」という手法です。
感情や雑念というのは、頭の中にしまってしまうからこそ滞留してしまうもの。そこで、頭に浮かんだことをすべて、紙に書き出してしまうのです。　P96

「マッキンゼーで学んだ 時間の使い方がうまい人の一瞬で集中する方法」より引用

これまでの私の記事でも何度か「ジャーナリング」を紹介してきました。
例えば以下の記事です。

何度も紹介する理由は、学校事務の仕事は確認や調整が多く、考えることが増えがちだからです。

そして考えることが増えると行動がストップしてしまい、さらに集中力も散漫になってしまいます。

そこで書き出す習慣化することで、落ち着いて業務に向き合いやすくなるわけです。

適当な紙に頭に浮かんだことを書くだけなので、何の特殊なスキルや知識は必要ありません。

頭に浮かんでいることや気になっていることを紙に書き出すだけで、気持ちが整理され、仕事に戻りやすくなるというのは、私も実感しています。

ぜひともお試しください。

【スタイル②】集中力が切れたと感じたら「目を閉じる」

まず書籍の解説を紹介します。

集中力の低下はこの目の疲れから来ている可能性があることは、これまで何度もお話しした通りです。
そこで、「集中力が切れた」と思った際、ちょっと目を休めてみてほしいのです。
一番簡単なのは、少し目を閉じることでしょう。1分でも30秒でもいいので、じっと目を閉じる　P108

「マッキンゼーで学んだ 時間の使い方がうまい人の一瞬で集中する方法」より引用

当時、目がかすんでボーっとしていたので、目の疲れによる集中力の低下が起こっていたと考えられます。

そんな私のような状態に陥らないためにも、集中力が落ちてきたと感じたら、1分ほど目を閉じてみてください。

パソコンや書類から一度離れるだけでも、頭を休めることができます。
短いリセットを挟むことで、その後の作業に取り組みやすくなります。

最初に紹介したように、人間の集中力が続くのは10～15分程度。
この間隔で私は目を閉じるようにしています。

あと、昼休みは20分程度目をつぶっています。
目も頭もスッキリし、集中力が戻ってくる感覚がありますので、おすすめです。

【スタイル③】「自分の専門性を高める時間」と位置づけて取り組む

私立学校事務員のメイン業務と言えば経理などのルーティン業務。
ルーティン業務が1日の大部分を占めるといっても過言ではないというのが私の実感です。

そのようなルーティン業務が続くと、どうしても退屈に感じてしまいます。

そんなときは「学校事務の力を高める時間」と考えてみてください。

書籍では以下のようにすすめています。

たとえ退屈に感じられる事務仕事であっても、「誰かに認められたい」という承認欲求をドライブにするのではなく、「自分はこの仕事のプロだから、時間までにしっかりと仕上げよう」という意識をもって取り組んだほうが、集中力が高まり、よいアウトプットを出せるはずです。　P116

「マッキンゼーで学んだ 時間の使い方がうまい人の一瞬で集中する方法」より引用

私も、面倒な補助金申請業務や楽しくない経理書類のチェックなどにこの方法を取り入れました。

「そんなことで？」と思うかもしれませんが、本当に効果があるのです。
自分の中で別の「職人」に入れ替わることで、気持ちも10～15分集中するモードに切り替わります。

このように書類の確認や処理の正確さなどをプロとして意識すると、仕事への向き合い方も変わってきます。
そうした小さな積み重ねが、信頼される事務職員につながりますので、騙されたと思ってやってみてください。

まとめ

誰でもできる「集中モードに入るスタイル」をおさらいしましょう

• 集中できないときは「ジャーナリング」：とにかく頭の中のものを書き出す
• 集中力が切れたと感じたら「目を閉じる」：1分だけでも休ませる
• 「自分の専門性を高める時間」と位置づけて取り組む：「〇〇のプロ」を意識する

「公的な存在」である私立学校は、世間から高い信頼性を求められています。

そうした信頼に応えるためには、日々の業務に集中してミスなく正しく取り組む必要があります。

そのために今回紹介した方法を活用してみてはいかがでしょうか。
まずは身近な人からの信頼獲得から目指してみましょう。

最後までお読みいただきありがとうございました。