実務81：【実行力】「すぐやる私立学校事務員」になるための思考法とコツ【書籍紹介】

こうした悩みをお持ちではありませんか。

• どこから手をつければいいかわからず進まない会議資料の作成
• 「まだ時間がある」と思い、後回しにしている経費の精算
• 「やる気がでない」を言い訳にして先延ばしする規程の見直し

私立学校事務員は、日々の業務が細かく、突発的な対応も多いため、気づけば”面倒な仕事”や“緊急ではないけれど重要な仕事”が机の端に積み上がってしまいがちです。

あれもこれもと思って気持ちは焦る一方、目の前の仕事は片付かない。
そして自己嫌悪に陥ってしまう。

このような状況にハマってしまっている私立学校事務員をたくさん見てきました。

では、その原因は一体何なのか。
そこには、頭の中が「失敗への不安」や「さぼりたいという気持ち」などの感情で埋め尽くされ、整理されていないことが関係していると考えられます。

頭の中が整理されていないため、次の行動を起こすために本当に必要な「何か」にアクセスできない。
その結果、後回しや言い訳といった必要のない行動に逃げてしまうわけです。

そう思っている方もいると思います。

こんな場合に有用なのが、すでにできている人を参考にすること。
「すぐやる人」の思考法や実践しているコツをマネするのです。

そこで今回は、そんな「すぐやる人」ついて紹介している書籍から、私が実際にやってみるなどして効果を実感した思考法やコツを4つピックアップしたいと思います。

その4つとは以下のとおりです。

• 「作業興奮」の活用
• ジャーナリングで頭の整理
• 「たたき台」で脱完璧主義
• 前向きな妄想でエンジン全開

前2つが思考法、後2つがコツになります。

こうした思考法やコツが身につくと、仕事のスピードだけでなく、心の余裕も大きく変わります。
先延ばしが減ることで、締め切り前の焦りがなくなり、突発的な依頼にも落ち着いて対応できるようになるわけです。

結果として、教員や生徒とのコミュニケーションにも余裕が生まれ、信頼関係も深まっていきますので、参考にしていただければ幸いです。

書籍の紹介

書籍名：すぐやる人の頭の使い方

著者名：鈴木　進介

出版社：日本実業出版社

発売日：2025年6月1日

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【思考の整理①】「作業興奮」の活用

頭の中が整理できていないため、素早く必要な行動をとることができない。
これが先延ばしグセの原因の一つと述べました。

そこで本題に入り前にこの「必要な行動」について、皆さんと共通の認識を持っておきたいと思います。
「必要な行動」について、書籍では以下のように紹介しています。

何かを「すぐやる」ために、やる気やモチベーションは必ずしも重要ではありません。本当に大事なことは、ほかにあります。
それは「小さな一歩目」を見つけることです。
「小さな一歩目」とは、やる気やモチベーションに頼らなくても、すぐにできる行動のこと。　P18

「すぐやる人の頭の使い方」より引用

ここで言う「小さな一歩目」が「必要な行動」ということになります。

ただ、頭の中が様々な感情などで雑然としているため、本来とるべき「小さな一歩目」が見つからない。
この状況が問題なわけです。

これを解消するために役立つのが、心理学の概念である「作業興奮」です。
これは難しい専門用語に見えますが、実はとてもシンプルで、今日からすぐに使える考え方です。

作業興奮を活用すると、やる気が出ない状態でも自然と行動が進み、頭の中が整理されて仕事がスムーズに回るようになります。

書籍では以下のように述べています。

たとえば、企画書のアイデアは浮かんでいなくても、パソコンに向かってとりあえず新規ファイルを開いたり、タイトルらしきものを打ち込んだりしているうちに考えがまとまっていき、気づいたら1時間経っていた―。そんな経験はありませんか。 この現象は、心理学の分野で「作業興奮」と呼ばれています。　P27

「すぐやる人の頭の使い方」より引用

私立学校事務員の仕事は、突発的な依頼や細かい作業が多く、気づけば頭の中が散らかってしまいがちです。

すると、前述のとおり「どれから手をつければいいのか分からない」「気が重くて動けない」という状態になりやすい。
しかし、作業興奮を使えば、まず小さく動くことで脳が「今、作業中だ」とスイッチを入れ、自然と集中モードに入っていきます。

その結果、頭の中のモヤモヤが整理され、優先順位も見えやすくなるわけです。

私も、先述の決算期はとにかく目の前の伝票や証憑を順番に並べるところから始めたりします。

また、私の同僚はとにかく誰かとしゃべりながら頭の中を整理するタイプです。

「ちょっといい？」から始まり、「どう思う？」「それはどういう意味？」といったことをこちらに話しかけながら情報や感情を整理しているようです。

会話を続けていくと、同僚の方は徐々にすっきりした表情に変わっていくので、効果はあるように思います。

頭の中がモヤモヤするなと感じたら、とりあえず最初に思いついたことをやってみる、もしくは誰かに話しかけてみる。
試してみてはいかがでしょうか。

【思考の整理②】ジャーナリングで頭の整理

突発的な依頼、保護者対応、経理処理、行事準備…。
気づけば頭の中がパンパンになり、何から手をつければいいのか分からなくなる。

そんなときに役立つのが「ジャーナリング」というシンプルな習慣です。
書籍の解説を引用します。

すぐやれない人は、頭の中だけで何もかも解決しようとしがちです。頭の中のごちゃごちゃを書き出して見える化すれば、整理がしやすくなり、やるべき行動が見えてくるので動きやすくなります。　P41

「すぐやる人の頭の使い方」より引用

そう思った方、そのとおりです。
もはや定番の整理法となっていますが、それだけ有効性が高いということです。

やり方はとにかく「思っていることをそのまま書く」だけですが、書籍では書くときのポイントを以下のように紹介しています。

書き出すときには、「今の自分にとって何が一番重要か。その中で一番簡単な作業は何か」を考えるとよいでしょう。そして、簡単な作業が見つかったらすぐに手をつけましょう。　P41

「すぐやる人の頭の使い方」より引用

私立学校事務員の仕事は、細かいタスクがとにかく多い。
1つ1つは大したことがないものでも、溜まってくると物理的にも精神的にもプレッシャーを与えてきます。

そんなときにジャーナリングを使うと、頭の中に散らばっているタスクや不安が紙の上に「見える化」されます。
すると、脳が「何をすべきか」を整理しやすくなり、自然と行動に移しやすくなるのです。

私は、このジャーナリングの効果を大変実感しています。
そのため、常日頃から身の回りに筆記具とメモ用紙をセットしています。

これも定番ですが、三菱鉛筆の「ジェットストリーム 多機能4&1」は、個人的に書き心地が好きで気分によって色が変えられるので常に携帯しています。

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そして、実際にジャーナリングをするときは制限時間を決めて行っています。
例えば、まずは3分だけと決め、思いつくことをすべて書き出していくのです。

基本的に箇条書きで、

• 会計書類のチェック
• 来週の会議資料の準備
• 保護者からの問い合わせ対応
• 行事の物品発注
• なんとなく疲れている
• 机の上が散らかって気になる

など、仕事だけでなく気持ちや状態も書いていきます。

制限時間が過ぎたら、「何が一番重要か」「一番簡単な作業は何か」と自問しながら、書き出したものを見つめて次にやることを決めています。

学校事務のようにタスクが多く、突発的な仕事が入りやすい環境だからこそ、ジャーナリングは大きな効果を発揮すると私は感じています。

紙に書き出すだけで、タスクの優先順位が見え、気持ちが軽くなり、行動しやすくなりますので騙されたと思ってやってみてください。

【すぐやるコツ①】「たたき台」で脱完璧主義

私立学校事務員の仕事は、期限が明確なものや誰かの確認が必要なものなど、正確性が強く求められる仕事が多いです。
そのため、「しっかり時間を確保して確実に取り組もう」と考えてしまいがちです。

しかし、実際には“まとまった時間”はなかなかやってきません。

そして、「完璧にやれるタイミングが来ない → 手をつけられない → 気持ちだけが重くなる」という悪循環に陥ります。

そこで有効なのが「たたき台」を作るという意識。
書籍では以下のように述べています。

「たたき台」という言葉は、すぐに動けない不安を軽くしてくれる「魔法のスイッチ」です。なぜなら、失敗を恐れる気持ちや羞恥心を和らげてくれるからです。
(中略)
「ラフ案ですけど」「仮ですけど」といった言葉も、動き出す不安を軽くしてくれる魔法のスイッチです。積極的に使うことで、取りかかるハードルが下がります。　P72-73

「すぐやる人の頭の使い方」より引用

さすがに会計処理などは「とりあえずたたき台で」というわけにはいきませんが、資料作りを進めるにはとても有効な方法だと実感しています。

私は基本的に会議資料を「こんな大枠ですけど」と枕詞をつけることを前提に作成しています。

「小さな一歩目」を踏み出すにはいい掛け声だと思いますので、やってみることをおすすめします。

【すぐやるコツ②】前向きな妄想でエンジン全開

最後は一見バカらしく感じますが、やってみるとかなりテンションが上がる方法です。
書籍の言葉を引用します。

やりたいことがあるなら、前向きな妄想をエンジンにしてすぐに行動してみましょう。 毎朝のウォーキングを続けていたら、斬新なアイデアを思いつき、そのアイデアを形にした製品が特許を取得。会社の売り上げを大きく伸ばすことにつながる。そんなことも絶対ないとはいえません。　P83

「すぐやる人の頭の使い方」より引用

ここでは恥ずかしくて具体的な妄想の内容は書きませんが、会計処理や旅費精算など地味な事務作業でもたちまち楽しくなってしまうこと請け合いです。

ただ、一度妄想にはまってしまうと、ドーパミンが頭の中であふれているのではと思うくらいテンションが上がります。

それにより作業がどんどん進んでいくので、ぜひお試しください。

【結論】実践して感じたこと

ここまで紹介した4つの思考法やコツを手軽に実践できる方法があります。
それが「生成AIの活用」です。

まず「ジャーナリング」の感覚で先延ばしになっている仕事などを入力します。

そして、「次に取るべき行動を教えて」と打ち込んだら、AIが何らかの回答を出力してくれます。

そこからさらに「もっと細かく」などの指示を追加していくと、段々「作業興奮」の状態になっていき、ジャーナリングの効果も相まって頭がすっきりします。

その中で、資料作りが一番取り組みやすそうと感じたら「大枠を作って」と入力。
そんなことを繰り返せば、何かしらのアウトプットが出来上がります。

さらに、妄想も作ってくれます。
「〇〇でストーリーを考えて」と指示を出せば、なんとも言えないドラマが仕上がります。

それを読んで楽しい気分になったところで、「小さな一歩目」に取り掛かるわけです。

結構楽しいうえに、後回しも解消できるのでやってみてはいかがでしょうか。

まとめ

「すぐやる人の思考法とコツ」のポイントについておさらいします。

• 「作業興奮」を活用して動きながら頭を整理
• ジャーナリングで頭の中を吐き出して整理
• 「たたき台」を掛け声にして脱完璧主義
• 前向きな妄想でテンション上げて行動

「すぐやる」姿勢は周囲にも良い影響を与えます。
自分の行動が職場の雰囲気を変え、チーム全体の動きがスムーズになることも珍しくありません。

まずは、小さな一歩を積み重ねることで、学校全体の業務改善にもつながっていくという「前向きな妄想」をしながら行動してみませんか。

先延ばしは性格ではなく、習慣です。
今日からできる小さな工夫で、誰でも「すぐやる人」に近づくことができます。

ぜひ、気軽に試してみてください。

最後までお読みいただきありがとうございました。