実務72：【いつやるのか】私立学校事務員の「計画力」アップの小ネタ2選【書籍紹介】

こんな経験、皆さんありませんか。

• 必要な資料が見つからなくて、探し物に無駄な時間を費やす
• 「やらないと」と思っていることを、ズルズルと先延ばしにする
• 「やること」を書き出すといっぱい出てきてプレッシャーを感じる

計画どおりに自分の仕事に取り組めそうな私立学校事務員の仕事ですが、実際のところ、そうではないケースも多いのです。

その結果、やるべきことが残り、モヤモヤした気持ちを抱えてプライベートの時間をダラダラ過ごしてしまう。
私の知り合いの事務員にもこういう人が少なからずいます。

そんなときに重要になってくるのが「計画力」

この力が高い人は、段取りよく仕事を進められ、心身ともにストレスも少なく、結果プライベートも充実して過ごせているような印象です。

また、学校という職場は1年間を通じて毎年同じ時期に同じような仕事が発生することが多いという特徴もあります。

これはある意味で「計画しやすい」とも考えることができるわけです。

そんな「計画しやすい」という傾向をフルに活用すれば、前述のような仕事やプライベートでの不満を少しでも解消できるように私は思っています。

そのため、普段から「計画力」アップにつながりそうな内容の書籍を読むようにしています。

そこで今回は、私が読んだ書籍の中からすぐにでも使えそうな「計画力アップ」のための小ネタを2つ紹介します。

その2つとは以下のとおりです。

• 断捨離デーの活用
• TODOリストの見直し

この2つの共通点は、「『いつ』を明示すること」です。

どちらも、私自身が効果を実感しているので、私立学校事務員の皆さんにもおすすめしたいと思います。

参考にしていただければ幸いです。

【紙は最大の敵】断捨離デーの活用

まずは書籍の紹介です。

書籍名：がんばれない私のゆる時間術　やりたいことがすぐできる余白のつくり方

著者名：いしかわ　ゆき

出版社：KADOKAWA

発売日：2025年5月27日

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ちなみにその「ゆるストイック」について紹介したのが以下の記事です。

本題に戻ります。

仕事やプライベートでやりたいことを妨げる原因の1つは「探し物」ではないでしょうか。

• ほしい資料をどこに綴じたかわからない
• 使いたい道具がいつものところにない

これらのために無駄な時間を費やしてしまい、見つかった時にはやる気も落ちている。
こうした経験は私だけではないと思っています。

この状況を未然に防ぐために有効な手段として、そもそも「モノを減らしておく」ということが有用です。

そんな「モノを減らす」ためにこの書籍で紹介している方法が「断捨離デー」の設定。
書籍の解説を引用します。

私の場合は、「最近ものが増えてきたなぁ」と感じたら、定期的に「断捨離デー」を設けて捨てるようにしていますが、ものを捨てるのが本当に苦手な人は、「1日1捨」を実行し、ひとつずつ手放すのもおすすめです。 P82

「がんばれない私のゆる時間術　やりたいことがすぐできる余白のつくり方」より引用

特に学校現場はまだまだ紙の資料が多く、油断しているとどんどん溜まってしまいます。

そして「いつか片付けよう」と思いながら数年が経過。
私の場合、まさにこんなケースでした。

そこで、この書籍を読み、

と思い、学校にある大型シュレッダーに向かったのですが、想定を大幅に超える時間を費やしてしまいました。

日ごろからの整理が大切だということを実感したので、今後こんなことがないように、定期的に「断捨離デー」を設けようと心に誓ったのです。

そうなると今度は「いつか」を「いつ」にするための行動が必要になります。
そこで参考になる方法が同じ書籍で紹介されていました。

学校や会社のように定められたものがなくても、自分のなかで曜日ごとに優先してやることを決めてみると、めちゃくちゃラクです。 P153

「がんばれない私のゆる時間術　やりたいことがすぐできる余白のつくり方」より引用

この「学校や会社のように」のところでピンときました。

こう考えて、木曜日の2限目を「断捨離デー」ならぬ「断捨離コマ」に設定し、チャイムがなったら書類等の廃棄作業を始めるという取り組みを始めたのです。

「決まった時間にチャイムが鳴る」といった学校の環境は、計画を立てるうえでプラスの要素だと私は思っています。

ただし、まるまるその時間を断捨離作業に充てているわけではありません。
あくまできっかけづくりというイメージで、「いつ」を明確にするという点を重視しています。

ただ、その効果は大きく、どんどん身の回りがすっきりしていくのがわかります。
おかげで探し物をするケースが減ったような実感があります。

さらにこの「モノを減らす」ことの効用が書籍で紹介されていますので引用します。

一度ものを減らしてみると、「これ以上、できるだけものを増やしたくない」という気持ちが働くので、ものを買うときやもらうときに、強い抵抗感を覚えるようになります。 P86

「がんばれない私のゆる時間術　やりたいことがすぐできる余白のつくり方」より引用

引用した箇所はプライベートでのシーンを想定していると思われますが、仕事でも同様です。

書類を増やしたくないので「ちょっとしばらく置いておこうかな」という判断が少なくなったと感じています。

1週間のうちでも最大1コマ、時間でいうと50分。

こんな短い時間でも計画を立ててそれを実行するという習慣を身につき、それが計画力アップにつながると思いますので、実践してみてはいかがでしょうか。

小さな成功体験の積み重ねが大切です。

【「やること」だけではNG】TODOリストの見直し

これもまずは書籍の紹介からです。

書籍名：決定版　仕事は「段取りとスケジュール」で9割決まる！

著者名：飯田　剛弘

出版社：明日香出版社

発売日：2025年3月31日

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仕事で「TODOリスト」を活用している方、多いのではないでしょうか。

私も紙の付箋から付箋ソフトまで様々なものを使っています。

でもその付箋のなかで、いつまで経ってもなくならないものってありませんか？

備忘録としてメモしているだけなのであればいいと思いますが、TODOリストであれば「DO」が必要になってきます。

そのなくならないタスクが増えてくると、精神的なプレッシャーを感じてします。

まさに付箋から、「What do you do?」という声が聞こえてきそうです。

そこでこの書籍では、いつもの付箋にあることをプラスすることをすすめています。
書籍から引用します。

TODOリストを使うと、優先度の高い仕事を後回しにしてしまうリスクがあります。スケジュールされていない仕事は終わりません。 つまり、「何をいつやるか」を決めておけば、優先度の高い仕事はどんどん終わっていくのです。 P43

「決定版　仕事は「段取りとスケジュール」で9割決まる！」より引用

付箋には「何を」しか書かない人がほとんどだと思います。

実際私もそうでした。

そこに「いつやるか」をプラスするわけです。

付箋に直接書いたり、予定表やカレンダーにも書いておく。
こうすることで、スルーする確率を下げることができます。

これは、先ほど紹介した「断捨離デー」にもつながる話です。

「木曜日の2限目」といった感じで「いつやるか」を明確にすることが、計画力アップの第一歩だと私は思っています。

しかしそうなると、

という声が聞こえてきそうです。

その意見に対する回答として、書籍が紹介している判断基準を以下に引用します。

今やるべきことに集中するために、健全な先送りをするのです。
この判断をするために確認すべきポイントは2つあります。
(1)その仕事に締め切りがあるか
(2)その仕事を終えるのに15分以上かかるか P63

「決定版　仕事は「段取りとスケジュール」で9割決まる！」より引用

(1)はそもそも締め切りが決まっているので、「いつやるか」を決めるまでもないという感じでしょうか。

そして(2)は15分未満であれば、「いつやるか」ではなく「今やる」という判断をするということになります。

だからこの書籍を読んでからは考え方をあらため、備忘録的な使い方を止めました。

こうすることで、付箋が増えるのをおさえることができ、精神的プレッシャーがある程度解消されたように感じています。

そして経理事務などで15分以上かかるルーティン業務は、学校の時間割にあわせてあらかじめスケジュールに入れておく。

空いているコマには「予算資料の作成」や「月次決算の準備」などを設定する。
これらをリスト化するといった感じになります。

• 「すぐできることはリスト化せずに、すぐやる」
• 「やるべきことは『いつやるか』を決めて健全に先送り」

計画力アップの訓練として、今のTODOリストを見直してみてはいかがでしょうか。

まとめ

「あらかじめ計画を立てて、それを実行する」
これが計画力の基本だと私は思っています。

しかし、これがイレギュラーな仕事の発生などによりうまくいかず、

という意見につながっているように感じています。

それは半分事実だと思いますが、前述のとおり年間スケジュールが固定的な私立学校事務員の仕事を進めるうえで、計画は重要です。

今回紹介したのはタイトルどおり「小ネタ」です。
従って、簡単に誰でもできる内容になっています。

だからこうした小さなことでもいいので、紹介した内容をもとに計画を立てて、それが達成できたという経験を積んでみてはいかがでしょうか。

それが次のステップにつながると思います。

最後までお読みいただきありがとうございました。