基礎16：私立高校事務員のお仕事内容を紹介⑥[教員との協働1]

今回は、私立高校事務員として働くうえで必ず関わる「教員」について紹介します。

教員といえば、国語や数学といった教科担当やクラス担任、クラブ活動の顧問というイメージが強いですが、実はそれ以外にも担当していることがあります。

そして、その「それ以外」の部分で特に事務員と関わることになります。

そこで、教員は教科等以外でどんな役割を担っているのかを事務員との関わりも含めて説明します。
私立高校でのお仕事を理解するための情報としてお役立ていただければと思います。

【一覧】私立高校教員の主な校務分掌

上述のように、教員が教科等以外で担当する役割を「校務分掌」と言います。

校務分掌は各高校によって種類や名称等に違いがありますが、私が勤めてきた高校や他校の情報をまとめると、内容としては以下の5つの校務分掌は共通している様子です。

• 総務部
• 教務部
• 生徒指導部
• 進路指導部
• 入試広報部

【基本】5つの校務分掌の位置づけ

5つの校務分掌は「入学(入口)」から「卒業(出口)」にそれぞれ位置づけられます。
イメージ図で表すと以下のとおりです。

各分掌には「部長」が置かれ、部長をメインに各分掌の役割を遂行します。

どのような生徒を受け入れ、どう育てて、どのように社会に輩出するかを分担しているということです。

今回の記事では「総務部」「入試広報部」について紹介します。
紹介の概要を表にまとめておきます。

	総務部	入試広報部
協働の事例1	校内の営繕	外注先企業とのやりとり
協働の事例2	省エネ、経費節減活動	生徒募集関連イベントの運営

【縁の下の力持ち】総務部

高校の運営を支える役割を担い、私の経験上では最も事務員との関わりが強い分掌です。 主な仕事を以下に列挙します。

• 入学式、卒業式のとりまとめ
• コピー用紙や文具など教員が使用する物品の管理
• 光熱水費の管理
• 校内の営繕
• 学外団体の奨学金事務
• PTA役員とのやりとり

項目を見ると、事務員の業務にかなり似ている印象を受けるのではないでしょうか。
実際、似ている部分が多いため協力する機会が他の分掌に比べて多いと考えています。

また、他の校務分掌と比べて、生徒と直接関わる機会が少ない立場ですが、生徒や教職員へ快適な教育環境を提供するという大変重要な役割を担っています。

総務部との協働1：校内の営繕

「校内の営繕」では、総務部員が教員に呼びかけ、校内で修理等が必要な箇所の情報をとりまとめ、その情報をもとに総務部員と事務員が実際の現場を見て回り、対応を検討します。

教員目線では、どの案件も対応が必要なものとして扱われますが、そこに事務員目線が入ることで、資金的な観点を加えることができます。

教育と資金の2つの観点から優先順位をつけることで、教育環境を整備しつつ、財政への影響も抑えることができるといった効率的な学校運営につながります。

総務部との協働2：省エネ、経費節減活動

コピー用紙や光熱水費について、事務員が把握している実績金額を総務部員と共有し、節約・節電の呼びかけを行うことがあります。

私の経験上、事務員から同様の呼びかけを行うよりも、同じ立場である教員から呼びかける方が、意図が伝わりやすく、結果的に教員を通じて生徒にも省エネや経費節減の行動を促すことができます。

余談ですが、総務部長を務めた教員はその後、教頭など重要な役職に就く印象が強いです。 重要役職へのネクスト･バッターズ･サークルと思っています。

【中学生との懸け橋】入試広報部

高校に入学を希望する中学生を集める役割を担っています。

その中学生が入学することが、高校にとって最重要の収入源である「学費」を確保することにつながることからも、学校運営に必要な存在といえます。
主な仕事を以下に列挙します。

• 中学校、塾への訪問
• 生徒募集関連イベントの企画・運営
• 学校案内等広報物の制作
• 入学試験の準備・実施
• 受験雑誌等への対応
• 学校アカウントのSNS運用、ホームページ管理

入試広報部との協働1：外注先企業とのやりとり

入試広報部が担当する仕事は、広告や学校案内の制作、ホームページ管理などその外注費用が高額となるものが多いです。
入試広報部員としては「よりいいもの」にしたいという思いが強くなるため、任せているとさらに金額が上がる傾向があります。

そこを「資金」や「一般利用者」の目線からストップをかける役割を事務員が担います。

とはいえ、事務員全員が広告制作やホームページの仕組みに詳しいわけではありませんので、踏み込んだ意見を言うことは難しいです。

私は「資金」の部分で、高校の収支状況や過去の似た事例における金額などをベースに意見を述べていました。

入試広報部との協働2：生徒募集関連イベントの運営

中学生などを高校に招いて開催する「オープンスクール」などは、生徒募集で大きな役割を果たしています。

そうしたイベントでは「体験授業」など授業の様子を直接体験できるものがメインとなります。
また、高校生活のことを尋ねたいと思う生徒や保護者も多く、その対応も重要です。

このような参加者が期待しているところについては、事務員より教員が対応する方が参加者の満足につながります。

そのため、事務員は受付や誘導など補助的な役割を担当し、教員にはメインとなる部分に注力してもらえるようにサポートします。
結果として、イベント全体で参加者の満足度向上に結びつくように協働していきます。

まとめ

まずは学校運営全般に関わる総務部と、学校の「入口」を担う入試広報部との協働について紹介させていただきました。

先にも述べましたが、効率的な学校運営には教員と事務員の協働は必須です。

私立高校事務員として働くうえでは、このことも意識しておきましょう。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。