基礎22：私立高校事務員のお仕事内容を紹介⑩[新入生受入業務]

2月に入学試験を行い、そこから4月の入学式までの間に、新入生を受け入れるための業務があります。

この記事を読まれている皆さんの中にも、高校入学時に何かしらのイベントのため、入学式前に学校へ集まった記憶がある方がおられるのではないでしょうか。

今回は、今がまさにその時期である「新入生受入業務」について紹介したいと思います。 具体的には以下の2つになります。

1. 制服採寸
2. 新入生オリエンテーション

新しい環境に飛び込もうとしている新入生の皆さんが、スムーズに高校生活を始められるよう、教員と事務員が協働して取り組む仕事について、ご理解いただければと思います。

なお、この記事の内容は私が今まで勤めた高校での経験に基づいた内容となっております。
そのため、高校によって違いがあることをご承知おきください。

制服採寸

学校のイメージを強く印象づけるものといえば「制服」が頭に浮かぶ方も多いと思います。
新入生にとっても、これから通う高校の制服を身にまとうと、それだけで気持ちが盛り上がるものです。

そんな大切な制服ですので、当然入学するまでにきちんと採寸し、入学式までに間に合うよう準備をする必要があります。
その準備が制服採寸業務です。

制服採寸業務の主なものは以下のとおりです。

• 制服会社の手配
• 会場設営・復旧
• 写真撮影の手配
• 受付等対応

最初に挙げさせていただきました「制服会社の手配」ですが、今の私の勤め先では事務員が手配をしています。
スケジュールの調整から制服等の金額の確認、新入生数の報告まで、事務員の担当者が直接制服会社とやりとりするかたちになっています。

一方、以前の勤め先では入試広報部の教員がこれらの対応をしていました。

制服採寸を学校で実施する場合は、会場の設営を前日に行います。

私が今まで勤めた高校は学校での実施でしたが、生徒数の多い高校の方から伺った話では、学外で会場を借りて制服採寸を行うとのことでした。

当日、新入生やその保護者からの制服に関する質問等の対応は、制服会社の方や教員が行いますので、事務員は受付と会場の案内がメインの業務となります。

ただ、この征服採寸終了のタイミングで、学費や奨学金について相談を希望する保護者が事務室へ来られることがあるため、その場合は事務員が対応します。

参考情報ですが、最近の制服採寸では、会場での採寸後にスマホを使って注文を行うようです。
便利な反面、最後の「完了」ボタン的なものを押し忘れる方が毎年少なからずおられます。

なお、私の今の勤め先では制服採寸の日に生徒証用の顔写真も撮影します。
これは何故か、生徒指導部の教員が写真撮影会社を手配して行うため、前述のとおり制服採寸とまとめて生徒指導部が担当した方がよいと思っています。

ちなみにこの採寸後、制服は直接ご自宅に届く仕組みになっています。
そして、その際の制服代は代金引換で支払いますが、この金額がかなり高額。

保護者からは「いつ届くか明確にわからないうえに高額なので、子どもに現金を預けるのが不安」という声も頂戴しています。

今の勤め先では現在、キャッシュレスでの対応ができないか等対応を検討しているところです。

新入生オリエンテーション

新入生は、同級生や教員のこと、高校生活のことなど様々なところに不安を感じています。

そんな不安の解消のために、入学前にオリエンテーションを実施しています。

このオリエンテーションでは保護者の方もお招きし、新入生と保護者それぞれに対し、高校のことを理解していただく時間を設けています。

新入生向けのオリエンテーションの主な内容は以下のとおりです。

• 課題等の配布
• 授業に関する説明
• 授業以外に関する説明
• 入学式に関する説明

課題等配布書類の中には「写真等への掲載同意書」や「健康状態等の調査書」などもあります。

最近はホームページだけでなく学校アカウントのSNSを運用しているケースもありますので、あらかじめそれらに関する取扱いについて、個別に確認をとる必要があります。

また健康状態の調査については、高校が授業等を実施するにあたり、配慮の必要性の有無を把握するために行います。

これらは全て、新入生が不快な思いをせずに高校生活を送ることができるようにするために必要な情報として、関係者に共有されます。

この新入生に対する一連の説明等については、教員が行いますので、オリエンテーション時に直接事務員が新入生と関わることはほとんどありません。
ただし、特に授業以外に関する説明の内容については、事務員の業務に関わるものもありますので、事前に資料等内容を確認します。

一方、保護者向けのオリエンテーションの主な内容は以下のとおりです。

• 授業に関する説明
• 授業以外に関する説明
• 修学旅行に関する説明
• 寄付金に関する説明

授業や授業以外の説明については新入生と同様に、担当の教員が説明をします。

修学旅行については、修学旅行を担当する旅行会社が説明します。
これは、私の勤め先では旅行会社と保護者が旅行費用の徴収も含めて直接やりとりをする形式をとっているためです。

このように、保護者向けの方も教員がメインとなり、保護者の不安を解消につながるように進められます。

しかし、上述の内容の中で保護者のお悩みに関わらないものがあります。
それが「寄付金に関する説明」です。

オリエンテーションの本来の趣旨とは外れてしまいますが、寄付金募集の意義を説明することで、高校がこれから取り組もうとしていることを理解していただくために行っています。
それが結果的に、「寄付」というかたちでの支援につながればと考えています。

しかし、この「新入生に対する寄付金」は注意が必要です。
寄付をした人は「寄付金控除」というものを受けることができますが、「新入生に対する寄付金」でこの控除を受けられるようにするためには、その寄付金が以下の2つの要件を満たす必要があります。

• 入学決定後に募集の開始
• 新入生以外の者と同一の条件で募集

詳しくは以下のURLからご確認いただければと思います。

これは学校事務員として知っておくべき知識の1つですので、覚えておきましょう。

まとめ

入学前というのは、生徒も保護者も不安な気持ちを抱えています。
そうした不安を解消し、前向きな気持ちで入学していただくために、このような入学前のイベントを行っています。

そのことを念頭に置いて、事務員もこれらのイベントに積極的に携わる必要があることを理解しておきましょう。

ご参考になれば幸いです。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。