実務64：【目標設定】私立学校事務員のための「数値化」のポイント【書籍紹介】

仕事に取り組む中で、このような悩みを持った経験はありませんか。
特に以下のような私立学校事務員の人。

• 総務や経理、会計業務を担当している人
• 中学や高校の事務室に勤務している人
• その他、バックヤード業務に携わる人

私立学校も民間企業と同じように、人事評価制度を導入しているところが多いと思います。
そして上述のような業務を担当している人たちも、例外なく評価の対象となっています。

限られた財源を適切に配分しようと考えると、給与もメリハリをつけて支給することが求められます。

成果を出している人には、そうでない人よりも賞与を多く支給するなどの仕組みを取り入れている学校もあると聞きます。

そんな人事評価制度と切っても切り離せない存在が「目標設定」
自分が年度当初に設定した目標に対し、どれだけ達成できたかで評価されるからです。

そんな目標設定を考える時に、頭に浮かぶのが冒頭の悩みです。

特に前述した3パターンの業務に携わる人にとっては、頭の痛い問題になっているのではないでしょうか。

その原因は、経理のように具体的な成果が見えにくい業務に対して、どのように目標を数値化すればよいかというポイントを教わっていないためではないかと私は思っています。

そこで今回は、「仕事の成果」がどのような要素で構成されているかを理解し、その各要素を最大化するための「数値化するポイント」を3つ紹介したいと思います。

その3つとは以下のとおりです。

• 「仕事の結果」=「行動の量」×「行動の質」
• 「行動の見える化」「行動の量のボトルネック」「行動の質のボトルネック」の把握
• 「時間の予実」を意識

これらのポイントを学ぶことで、目標達成に向けた行動が明確になり、周りからの評価を得られるだけでなく仕事に対する達成感や満足感をアップさせることにつながります。

参考にしていただければ幸いです。

書籍の紹介

書籍名：数値化の魔力

著者名：岩田　圭弘

出版社：SBクリエイティブ

発売日：2024年1月1日

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【要素を確認】「仕事の結果」=「行動の量」×「行動の質」

まず「仕事の結果」について皆さんと共有したいことを書籍から引用します。

あなたがどんな職種であれ、「仕事で結果を出す」ためにやるべきことは、「確率を最大化する」ことです。 P36

「数値化の魔力」より引用

もう少し具体的な例も紹介されていますので、以下の引用をご覧ください。

総務部門においても、経費削減の一環として、仮に「消耗品の購入費を〇円以下に抑える」という目標を掲げた場合には「消耗品のコスト削減率」という「確率」に影響を受けます。 P36

「数値化の魔力」より引用

(1-取組み後の消耗品の購入費△円÷以前の消耗品の購入費〇円)×100=削減率

数式にすると、このようになります。

仕事の結果=確率
まずは、この点を皆さんと共有しておきたいと思います。

その理解のもとで、さらに「確率」について深堀りしたいと思います。
書籍の言葉を引用します。

「仕事の結果=確率」の「確率」とは、「『行動の量』×『行動の質』」を指し、あなたが結果につながる行動を「どれだけの数(行動の量)」、「「どのように(行動の質)」起こしたか、つまり、「仕事の結果=『行動の量』×『行動の質』」ということになるのです。 P39

「数値化の魔力」より引用

これも具体例が書籍で紹介されていますので、以下の引用をご参照ください。
人事担当者が人材採用を行うケースを例にしています。

仮にここでの目標(結果)を「採用数〇人」としてみましょう。この場合も同じく「採用数=アプローチできた求職者の総数×入社率」となります。
ここでの「アプローチできた求職者の総数」とは「何人の求職者に、会社のことを知ってもらえたか」の総数(行動の量)です。
一方で「入社率」は「あなた(の会社)が、どんな求人を出し、どんな風に自社をアピールしたか」という「行動の質」に影響を受けます。 P40

「数値化の魔力」より引用

私は、今まで自分の仕事をこのように捉えたことがなかったため、とても斬新な考え方だと感じ、同時に「確かにそうかも」とも思いました。

例えば私の担当する補助金業務だと以下のように考えることができます。

• 目標(結果)：採択数〇件
• 行動の量：申請件数
• 行動の質：採択率
• 採択件数=申請件数×採択率

したがって、まずは自分の仕事を、

「仕事の結果」=「行動の量」×「行動の質」

の式に落とし込んでみる。

まず最初の準備として、これを行ってみることが自分の仕事の理解につながるように感じました。 皆さんもぜひやってみてください。

【3ステップ】「行動の見える化」「行動の量のボトルネック」「行動の質のボトルネック」の把握

では、実際に「仕事の結果」=「行動の量」×「行動の質」の公式にあてはめて数値化し、行動していくステップを見ていきたいと思います。

そのステップとは以下のとおりです。

• 行動の見える化
• 行動の量のボトルネック探し
• 行動の質のボトルネック探し

1つずつ確認していきましょう。

①行動の見える化

書籍の解説を引用します。

コントロールできない「結果」を、コントロールできる「プロセス(行動)」に分解し、まずはブラックボックスになっていた「(結果を出すために)自分のすべき行動」を明確化する。
そして、その各プロセスを数値化することで、現状を客観的に捉え、「不足点」を明確化する。 P48

「数値化の魔力」より引用

これが最初のステップです。
営業のケースが例として紹介されていましたので、引用します。

営業の例であれば、受注という「結果」を、「DM→電話→アポ→面談→商談化」の各プロセス(行動)に分解します。 P65

「数値化の魔力」より引用

この各プロセスに「行動の量」を設定するわけです。

補助金業務であれば、

• 検索：30件候補を探す
• 企画案作成：15件企画案を作成する
• 申請：5件申請する

といった感じだと私は理解しています。

②行動の量のボトルネック探し

①で設定した数値をもとに、実際に行動していきます。

そこでうまくいかないところが出てきた場合、まずは「行動の量のボトルネック」を探してみます。

書籍の言葉を引用します。

まずは、このうちの「行動の量」の不足を見つけ出し、改善することで、「行動の量」を最大化していきます。 P48

「数値化の魔力」より引用

行動の量は自分次第で増やすことが可能なので、そこに注力するわけです。

その際に注意したいポイントを書籍から引用します。

ボトルネックを見つける際、まず最初に意識してほしいことがあります。
それは「まずは『最上流のプロセス』の数字を見る」ということです。 P107

「数値化の魔力」より引用

先ほどの補助金業務の例だと「検索」の件数が「最上流のプロセス」になります。

ここが「目標としている数値と比較してどうなっているか」を最初にチェックするわけです。

これが2つ目のステップになります。

③行動の質のボトルネック探し

②で行動の量を増やしても、どこかで頭打ちの状況に陥ることになります。
その時は「行動の質のボトルネック」を探しましょう。

「行動の質」を数値化するポイントは「転換率」です。
書籍の解説を引用します。

「電話した件数のうち、何件アポが取れたか」
「一次面接の件数のうち、何件が二次面接に至ったか」
その割合のことを「転換率」と言います。 P54

「数値化の魔力」より引用

先ほどの補助金業務の話に戻ると、

30件候補を見つける→15件企画案を作成する

ということは、転換率は50%となるわけです。

この50%をどうやってアップさせるのか。
それを考えて実行することになります。

補助金業務の例で言うと「そもそも補助金に申請できる取り組みを行っていなかった」や「金額の基準を満たさなかった」などが考えられます。

これを例えば関係部署を巻き込んで、次年度以降申請できるように体制を整えるなどすれば、上司との面談などで「こんなことをしました」とアピールできたりするわけです。

数値化しておかなければ、こうした手を打つことができないので、「転換率」の把握がポイントとなってきます。

これが3つ目のステップです。

【奥の手】「時間の予実」を意識

ここまで紹介してきた方法を使えば、自分の業務を数値化し、さらにその数値をどのように改善するか具体的な行動まで考えやすくなったと思われます。

ただ、それでもこのステップにあてはめにくい業務をあるわけです。

そうした場合の最終手段として「時間の予実」という方法があります。
書籍の解説を引用します。

「時間の予実」とは、時間の計画と実行の差を管理することです。 P229

「数値化の魔力」より引用

具体例もあわせて紹介します。

総務などバックオフィスを担う職種については、たとえば毎週月曜日の午前9時から午前11時まで同じ作業をしていたとき、これが10時30分までに処理できるようになれば、生産性が高まったと評価できます。 P230

「数値化の魔力」より引用

キーワードは「生産性」です。

「今までより短い時間で同じ成果を生み出せるようになった」ということも立派な成果になります。

伝票チェックや経費精算業務などでもこの手法を使えば、数値化して目標設定することが可能になります。

そのためのノウハウの整理やツールの活用に取り組むことで実績を積むことができますので、私のような経理・会計業務担当者におすすめしたい方法です。

【結論】実際にやってみて実感したこと

最後に紹介した「時間の予実」は、実際にやってみるとゲーム感覚で業務に取り組めるようになります。

タイムアタックではありませんが、「どうすればタイムをもっと縮められるか」という意識が芽生え、そのために色々な方法やツールを試してみたくなります。

「行動の見える化」「行動の量のボトルネック」「行動の質のボトルネック」のステップは、以前の勤め先に在籍しているときに知りたかったなぁという思いです。

そうすれば、もっとうまく目標設定や目標達成に向けた行動の洗い出しができたのではと感じています。

一応、今の勤め先でも、何度か例に出した補助金業務の数値化を実行して、前に進めているところです。
一朝一夕ではいかないところですが、このまま継続していきたいと思います。

まとめ

私のように、社会人になっていきなり人事評価制度の対象となった人は多いのではないでしょうか。

それまで目標設定などしたことがない状況で、「はい、じゃあ今年度の目標を決めてください」と言われても正直難しいというのが実感です。

そんな人のために、今回紹介した「数値化」のステップなどが役に立てば幸いです。

また、数値化する習慣は、人事評価の目標設定以外でも役に立つ機会があります。

身の回りの小さなことから、前述の3つのステップで数値化してみてはいかがでしょうか。

最後までお読みいただきありがとうございました。