・「私立学校事務員の年間業務スケジュールが知りたい」と思ったことがある人
この記事はこんな人を対象としています。
学校事務の仕事内容は年間スケジュールで大きく変わる
学校事務の仕事内容は、ほとんど年間を通して一定ですが、学校の行事や学期の流れに合わせて大きく変化することもあります。
割合で言うと、8割方ルーティン業務なんですけどね。
例えば、春は入学手続きや新年度対応に決算業務、夏はオープンキャンパスなどの入試広報イベントや補正予算作成、秋から冬にかけては入試業務や次年度予算作成、決算準備などが中心になります。
このように学校事務は、学校の年間スケジュールとも密接に連動しながら業務が進むのが特徴です。
そのため、時期によって忙しさや担当する仕事の内容が変わる点も、一般企業の事務職とは異なる特徴といえるでしょう。
一般企業で、経理担当者がいきなり営業活動に出ることはないでしょうからね。
学校の場合、普通に経理担当者が学校紹介のために高校を訪問することがありますよ。私は、冷や汗をかきながら高校生と話をしていました。
この年間スケジュールで大きく変わるという点について、もう少し詳しく解説していきたいと思います。
学校事務の仕事は「学校行事」と連動している
先述のとおり、学校事務の仕事は、学式や卒業式、入試、学園祭などの学校行事と密接に連動する部分があります。
そもそも一般企業に「行事」という概念はないですよね。その点で学校ならではと言えると思います。
これらの行事が円滑に行われるよう、事前準備や当日の運営サポート、終了後の事務処理などを担当するのも学校事務の重要な役割です。
こういう行事を通じて、保護者や学生生徒等と触れ合えるのが、学校事務の楽しさの1つだと私は感じています。
このように学校行事のスケジュールに合わせて業務内容が変わる点は、学校事務ならではの特徴ですので、覚えておきましょう。
一般企業の事務と異なる年間サイクル
学校事務の年間サイクルは、一般企業の事務職とは大きく異なっているようです。
「ようです」というのは、私が大学卒業してから今まで学校法人でしか勤めたことがないからです。
そんな一般企業の様子を理解していない私ですが、一般企業から学校法人へ転職してきた人の話を聞いたりして、どこが違うのかという情報を集めようとはしています。
そうして集めた情報によると、一般企業の事務と学校事務とは、先述の「行事」以外にも違いがあることに気づきました。
それは「学期」という要因。
一般企業は「年度」で一区切りといった様子ですが、学校の場合「学期」を一つの単位と考える傾向があります。
例えば、授業や成績管理、学納金徴収などは「学期」に紐づいている業務と言えます。
そのため、学期の開始と終わりに業務が集中するといったケースも少なくありません。
そういう意味では学校の方がダイナミックな動きをするとも言えそうですね。
さらに、集めるお金の種類が学校の年間スケジュールによって変化するという点も一般企業では見られないと思います。
学期ごとに集める授業料以外に、夏ごろから入学検定料、秋から冬そして年度末にかけて入学金といったようなお金を集めるようになります。
入学検定料や入学金が入金されてくると、「もうそんな時期か」と思ったりしますね。
こうしたところも、学校事務ならではの特徴と言えるのではないかと私は思っています。
繁忙期と比較的落ち着く時期
先ほどの「学期」と関係して、学校事務の仕事には、年間の中で忙しい時期と比較的落ち着く時期があります。
一般企業の事務でも繁忙期・閑散期はあると思いますが、学校ではその違いが特に顕著です。
特に忙しくなるのは、入学手続きや新学期準備が集中する春や、入試業務が増える秋から冬にかけての時期。
経理担当者の決算業務と予算業務も時期は同じく春や秋から冬ですね。
中でも春は本当にしんどい･･･。
この期間は書類作成や問い合わせ対応、行事の準備などが重なり、業務量が増える傾向があります。
一方で、学校が長期休暇の時期などは本当に静か。
おかげで、比較的落ち着いて仕事を進められるようになり、通常業務に専念することができます。
学生が夏休みの期間に通常の有給休暇以外に、その時期だけ取得できる特別休暇が与えられることも。
その特別休暇をフルに使えば、8月ほとんど出勤しなくてよい状態になります。 一般企業に勤める父親にその話をしたら啞然としていましたね。
夏休みと冬休みの様子については、別の記事で紹介していますので、ぜひご覧ください。
このメリハリも学校事務の特徴として知っておきましょう。
学校事務の年間スケジュール（1年間の流れ）
これまでの話で、一般企業と学校事務の「年間スケジュール」における違いなどは理解していただけたかと思います。
こうした違いをおさえたうえで、ここからは学校事務の1年間の流れを季節ごとに分けて、主な仕事内容をわかりやすく紹介していきます。
春（4月〜6月）の主な仕事内容
春（4月〜6月）は、新年度が始まる時期であり、学校事務にとって特に忙しい季節の一つです。
入学式や新学期の準備に加え、新入生の手続きや学生情報の登録、大学であれば履修登録のサポートなど、学生生活のスタートを支える業務が多くあります。
また、学費や奨学金の手続き、窓口・電話対応なども増えるため、教職員や学生との連携が欠かせません。
この時期の学校事務は、学校全体の円滑なスタートを支える重要な役割を担っているとも言えます。
この頃は、教職員や学生からの問い合わせも増えるので、窓口対応や電話対応に追われることが多いです。
日中は仕事にならないということもしばしばありますね。
以降、もう少し具体的に見ていきましょう。
入学式や新学期の準備・対応
新入生受入に関する業務については別の記事でも紹介していますので、そちらをご覧ください。
入学式や新学期の準備・対応は、学校事務にとって春の最重要業務の一つです。
案内状の送付から出欠のとりまとめ、受付の準備などの式に関する事務作業に加え、新入生の書類チェックや学割証の発行なども行います。
高校の事務室だとこうした業務と同時並行で、決算業務を進めなければなりません。バタバタしてあっという間に1日が過ぎてしまうなんてこともありますね。
これらの業務を滞りなく進めることで、学校全体がスムーズに新年度のスタートを切れるようになります。
学費や奨学金の手続き
学費や奨学金の手続きは、学生生活と学校経営を支える重要な業務のひとつです。
学費業務では、納入管理や未納対応、分納の手続きなどを行います。
また奨学金業務では、申請受付や必要書類の確認、支給手続きのサポートも担当します。
これらの業務は正確な処理が求められるだけでなく、学生や保護者からの問い合わせに丁寧に対応することも重要です。
なかでも学納金業務は、学校事務の基礎を身につけられる大変有意義な業務。
その点については、以下の記事もご覧いただければと思います。
こうした業務を通じて、学生生徒や保護者が安心して学校に通うことができる環境を整えつつ、学校経営に欠かせない学納金を確保する役割を果たしているわけです。
学籍登録や履修登録・授業関連の事務手続き
これらは大学に勤めた際に携わる業務になります。
高校では授業関係は全て教員におまかせなので、基本的に事務員はノータッチです。
学籍登録や履修登録、授業関連の事務手続きは、大学において春の重要業務のひとつです。
学生の履修希望を確認し、システムへの登録やクラス編成の調整を行います。
また、授業時間割の作成や教室・設備の手配、教員への情報共有も担当します。
他にも履修変更や欠席・補講の対応、成績入力の準備なども含まれ、学生がスムーズに学習を進められるようサポートする役割があります。
正確かつ効率的な管理が求められる業務です。
決算で退勤が夜遅くなったときに、ふと教務のエリアを見ると明々と電気がついていましたね。自分の部署だけが大変なわけじゃないと感じた瞬間でした。
夏（7月〜9月）の主な仕事内容
夏（7月〜9月）は、前期の授業や試験が中心となる時期で、大学の場合だと成績処理や成績表作成など学業関連の事務がメインになります。
高校だと、高等学校等就学支援金関連の事務が増えてくるころです。
また、オープンキャンパスや学校説明会など、次年度の学生募集に向けた広報・イベント運営など重要な業務が増える時期でもあります。
加えて、夏休み期間中は施設や設備の管理、公官庁等からの調査回答、補正予算の準備なども行います。
この時期は学期中の業務と並行して閑散期とも重なるため、計画的な対応が求められます。
普段手をつけられていなかった仕事をこのタイミングで処理するといった事務員が多い印象ですね。
こちらももう少し詳しく見ていきましょう。
前期試験・成績関連の事務処理
前期試験・成績関連の事務処理は、夏の大学においては特に重要な業務です。
試験日程の調整や問題用紙の管理、試験教室の手配など安全に試験が実施できるように準備を進めていきます。
また、採点後の成績集計、成績データの入力・管理など事後処理も担当しています。
こうした極めて高い正確性が求められる業務が集中するというところがこの時期の特徴と言えます。
成績間違いは学生の人生を左右しかねないですからね。
本当に神経が磨り減ると担当した事務員は言っていました。
なお、前述のとおり、高校ではこうした業務はすべて教員が担当しています。
そういう意味では、少し気楽です。
オープンキャンパスや学校説明会の運営
オープンキャンパスや学校説明会の運営も、夏の学校事務で重要な業務のひとつです。
大学の事務員であれば、開催準備として会場設営や資料作成、受付体制の整備を行い、当日は来校者の案内や問い合わせ対応、お手伝い生徒や教職員との連携を担当します。
土日に開催することが多いので、休日出勤が増える時期でもありますね。
高校だと、こうした業務は先述の成績関連と同様に教員が担当するので、事務員はその補助といった役割を果たすことになります。
なお、高校のオープンスクールにまつわるエピソードは別の記事で紹介していますので、そちらをご参照ください。
これらの業務を通じて、学校の魅力を正確に伝え、学生募集や広報活動を支える役割を果たします。
夏休み期間の施設・設備管理
夏休み期間は授業が少ない分、学校施設や設備の管理・整備をする絶好のタイミングになります。
教室や実習室の清掃・点検、備品の整理や補充、修理手配などを行い、安全で快適な学習環境を維持します。
こうした施設設備管理については、こちらの記事もご覧ください。
このような閑散期の計画的な活用が、次学期以降の学校運営をスムーズに進める基盤となります。
秋（10月〜12月）の主な仕事内容
秋（10月〜12月）は、大学であれば入試業務が本格化する重要な時期です。
入試イベントの開催に加えて、入試の準備や出願受付など、緻密な事務作業が求められます。
また、学園祭や体育祭など学校行事の運営サポートもあり、学生・保護者対応が増える時期でもあります。
個人的には他の時期より行事が多めなので、好きなシーズンですね。
加えて、次年度の予算や計画の準備も並行して行われるため、多岐にわたる業務を効率的に進めることが求められます。
こちらも詳しく紹介していきます。
入試業務の本格化
秋は大学の場合、入試業務が本格化する時期で、入試業務の担当事務員は出願受付や書類確認、試験日程の調整、試験会場の準備など多岐にわたる業務を担当します。
大学によっては学校所在地だけでなく、他府県でも入試を実施したりしますね。その担当にあたると、旅行気分を味わえるのでちょっと楽しみだったりします。
また、合否通知の発送や受験生・保護者からの問い合わせ対応、入試関連データの管理も行います。
これらの業務は正確さが求められるだけでなく、スムーズな入試運営のために教職員や関係部署との連携が不可欠であり、学校全体の信頼性を支える重要な役割を果たします。
新聞で「入試でミス」みたいな記事を見たら、自分の学校でなくてもドキドキしてしまいますね。
しんどい反面、やりがいは大きい仕事と言えそうです。
学校行事（学園祭・体育祭など）のサポート
秋は学園祭や体育祭などの学校行事が集中する時期で、事務員は準備から運営まで幅広くサポートします。
学園祭にまつわる話は別の記事でもまとめていますので、ご覧ください。
こうした学校行事は学生生徒や教員がメインとなって運営するので、事務員はあくまでサポート役。
とにかく円滑な連携を意識して取り組むことが重要となります。
先述のとおり、こうした学校行事は一般企業にはない学校事務の醍醐味のひとつです。
普段の業務と違って、楽しめる要素が多いというのが私の実感ですね。
そういった意味でも積極的にかかわっていきたい業務と言えると思います。
次年度の予算や計画の準備
秋は次年度の予算や計画の準備が本格化する時期で、事務員は他部署や教職員と連携しながら、予算案の作成や見積もりの確認、必要経費の算出を行います。
予算作成業務に関しては以下の記事もご参照ください。
永続性が強く求められる学校法人において、予算や事業計画は大変重要な地位を占めています。
日常業務を進めながらこれらの準備を正確かつ効率的に進めていく。
それにより、次年度のスムーズな運営を支える重要な役割を果たすわけです。
冬（1月〜3月）の主な仕事内容
冬（1月〜3月）は、学校事務にとって年度末と入試対応が重なる多忙な時期の一つです。
入試業務や合格発表、入学手続きの対応が集中し、書類処理や学生情報の更新も多くなります。
また、卒業式の準備・運営、成績や学籍の年度末処理、決算や補助金の実績報告準備なども行います。
2月ごろになると「決算が近づいてきた」と不安を覚える時期でもありますね。3～5月は事務員にとって正念場です。
この時期は繁忙期である一方、次年度の準備を整える重要な期間でもあり、効率的な業務管理が求められます。
以降で詳しく見ていきましょう。
入試対応と合格発表
冬は大学だけでなく高校でも入試関連の業務が始まる時期です。
出願書類の確認や受付、試験当日の運営サポートなどを行い、正確な合否判定を支えます。
また、合格者への通知発送や問い合わせ対応、入学手続きの案内なども担当します。
入学試験関連業務については、以下の記事もご覧ください。
これらの業務は正確さと迅速な対応が求められ、入試全体のスムーズな進行と学校の信頼性を支える重要な役割を果たします。
卒業式の準備
卒業式の準備も、学校事務にとって冬の重要業務のひとつです。
私個人としては、最も好きな行事ですね。参加者全員が素直な気持ちになれる行事だと感じています。
会場設営や式次第の確認、招待状やプログラムの作成・配布を行います。
また、参加者名簿の管理や座席調整、当日の受付対応や来賓案内、記録写真の整理なども担当し、学校の節目行事を円滑に運営する役割を果たします。
以下の記事でも卒業式業務について紹介しています。
学生生徒の門出を祝う大切な行事。
積極的に関わっていきましょう。
決算や年度末の事務処理
経理事務歴の長い私にとっては1～3月と言えばこの業務ですね。
決算や年度末の事務処理は、学費や経費の最終確認、領収書や支出の整理、補助金の実績報告書の作成など直接学生生徒とは関わらない業務ですが学校にとって重要です。
決算数値や実績報告の内容で補助金の額が決まるということもあり、一つのミスも許されないと言っても過言ではありません。
また、学費の未入金者がいる場合は年度内に対処する必要があります。
これも粘り強い交渉力などが求められ、タフな業務です。
こうした年度末の学納金業務については別の記事でも取り上げています。
この時期に憂鬱になる事務員は多いように感じています。
心の準備のためにも覚えておきましょう。
まとめ
これまでの繰り返しになりますが、学校事務の仕事は年間スケジュールに合わせて仕事内容が大きく変化します。
春は入学や新学期の準備、夏は試験やオープンキャンパス、秋から冬は入試や卒業準備と、時期ごとに業務の重点が変わります。
予算・決算業務もお忘れなく。
繁忙期には多岐にわたる事務作業や問い合わせ対応が集中しますが、落ち着いた時期には計画的な業務が可能です。
このように、学校の年間リズムに沿って柔軟に対応することが求められる「やりがいのある仕事」というのが私の実感です。
参考になれば幸いです。
最後までお読みいただきありがとうございました。
