実務05:ノート見開き１枚で「すぐやる」自分になれる[後回しにしない技術②]

前回の記事で、私の「書類溜めグセ」とそのクセを直すために参考にした書籍を紹介しました。

今回は、旅費交通費処理のような日々発生する業務ではなく、システム導入のような「やっておいた方がいい」けど「今やらなくてもいい」と先延ばしにしてしまうような仕事について、私の経験と参考にした書籍を紹介させていただきます。

最後までお読みいただければ幸いです。

書籍の紹介

書籍名：結局、すべてを手に入れる「すぐやる！」ノート

著者名：藤由 達藏

出版社：青春出版社

発売日：2020年4月30日

「「現在」「未来」「過程」「初動」という基本の4つのステップで考えれば、必ず最初の一歩の行動を導き出せる」(本書より抜粋)

経営者や起業家から学生まで幅広い層に、コーチングをしてきた著者が、ノートと付箋を使って問題を整理し行動するための一歩を導き出す方法を紹介した書籍。

私がチェックしたポイント(書籍より引用)

すぐやる！ノート　基本の4ステップの仕組み

ステップ1：現在を書く(見える化)
ステップ2：未来を描く(イメージ化)
ステップ3：ステップ1と2のギャップを埋める(思考)
ステップ4：初動を決める(行動)

やるべきことをかみ砕いて書いていきます。ほんの小さな一歩にまで小さくしていきます。

【課題】：〇〇〇〇
[現在]	[未来]	[過程]	[初動]

実際に私がやってみたこと

年末調整業務のwebシステム化

本校の年末調整は、紙と手作業が基本となっており、申請書類を印刷・配布し、提出された書類を担当者がチェックするというかたちでした。

以前より、学校が導入しているシステムに「年末調整機能」が備わっていることに気づいており、これを使えば業務が効率化できるのではと考えていました。

しかし、年に1回だけの業務なので、毎年「また来年」と思い、何年も先延ばしにしていました。

そのような状況でしたが、コロナ禍で様々なものがデジタル化される流れを感じ、「今年こそ」という思いに至り、今回紹介する書籍で紹介されていたノートの活用法を実行してみました。

【ノートの作成】

まずは、紹介されていたノートの形式に記入してみました。

当時のメモは残っていませんので、記憶を頼りにExcelで作成したものが以下の表です。
細かくて見づらく、申し訳ございません。

表を見ていただければわかると思いますが、とにかく思いついたことを箇条書きで書き出すので、仕事のスキマ時間でも取り組むことができました。

【初動の細分化】

その次に、【初動】に書き出した「やるべきこと」の中から「導入費用の有無の確認」を選び、その行動をさらに細分化しました。

・システム会社のホームページを見る
・システム会社に電話して尋ねてみる
・学校法人本部の職員に電話で尋ねてみる

ホームページを見る方法が一番簡単そうに感じたので、早速取り掛かりました。

追加費用は発生しないことを確認でき、そのままホームページを調べると、操作マニュアルが見つかりました。

読むと、なんと現在の本校の使用状況であれば、準備設定の必要がほとんどないことが判明しました。

そうなると、気持ちが一気に楽になり、直近の職員会議で今年の年末調整はwebを使って行う旨を周知しました。

教職員に、年末調整サイトのURLをメールで伝えて、その年の年末調整がスタートしました。

実施した結果

まず、準備の手間がほぼなくなりました。

印刷不要で、もともとあった教職員用のメーリングリストを使えば、全員に簡単にURLを周知できました。

加えて、計算もシステム側で自動に計算されるため、手間がなくなりました。

ただ、保険料払込通知書などの根拠書類は引き続き紙で集める必要があったため、回収の手間はあまり変わりませんでした。

教職員からも「スマホやタブレットからいつでもできて便利」や「住所とかを何回も書かなくて楽」といった声が寄せられ、評判は上々の様子でした。

「入力の仕方がわからない」という問い合わせが増えると予想していましたが、紙で配布していた時とあまり変わりませんでした。紙にしてもweb化しても、尋ねてくる人はいつも一緒という結果です。

まとめ

今回の私の体験のように、実はやってみると思ったほど手間がかからないということが、皆さんの周りにもあるかもしれません。先延ばしにしていることがある方はお試しください。

これからも皆さんと一緒に地味に地道に「事務活」に取り組み、お役に立ちそうな情報を発信していきますので、よろしくお願いいたします。