こんな人を対象とした記事です。
・やるべきことをいつも先延ばしにしてしまう人
・期限ギリギリにならないと行動できない人
・やりたいことがあっても、行動まで結びつけられない人
これまでの記事で、習慣化に関する書籍紹介と、それに関連する私のエピソードを紹介してきました。
ただ、習慣化以前に、そもそも最初の一歩が踏み出せない人や「いつか時間があったら」と先延ばしにしてしまう人も多いのではないでしょうか。
そこで、そんな先延ばしグセを直すためのコツが書かれた書籍を紹介させていただきます。
私も実行して、仕事で悩んでいたことが解消され、心と時間に余裕を生むことができました。
最後までお読みいただければ幸いです。
書籍の紹介
書籍名：やる気に頼らず「すぐやる人」になる37のコツ
著者名：大平 信孝
出版社：かんき出版
発売日：2021年10月19日
「性格や意志の強さに関係なく、誰もがラクに動ける、もしくは動きたくなる方法を紹介」(本書より抜粋)
メンタルコーチとして、経営者やオリンピック選手など1万5000人を超える人たちの夢や目標を実現するお手伝いをしてきた著者が「すぐやる」ためのメソッドを紹介した書籍。
私がチェックしたポイント(書籍より引用)
- 物事を先延ばしにせず、「すぐやる人」になるためには、「とっかかり」、つまり行動に初速をつけることがポイント。
- 自分で決めた締め切りをスケジュール帳に書き込む。
- 過去の自分と比較することで、自分の成長にフォーカスすることができる。
- 気乗りしないときは体を動かしてみる。
実際に私がやってみたこと
経理書類の「ため癖」の改善
情けない話で恐縮ですが、私は書類を溜めてしまう癖があります。特に教職員の出張旅費精算関係の書類は、申請内容のチェックが面倒でどうしても後回しにしてしまいます。
クリアファイルいっぱいになった書類を見て、「もっと量が少ないときに処理しておけばよかった」と後悔の念に襲われます。
ただ、それが処理出来たら、その後悔の気持ちを忘れてしまい、また書類を溜めてしまいます。
そんなことを繰り返しているなかで、この書籍に出会い、書いている内容を実行して「ため癖」を改善しようという思いに至りました。
【とっかかりの設定】
例えばチェックすべき書類が10枚手元にあるとします。
その際、1枚ずつ処理するのではなく、最もチェックが簡単な項目だけを一気に10枚全てチェックします。例えば決裁者の押印漏れのチェックなどです。
この行動をとっかかりにして、初速がつけられるようになりました。
【締め切りの見える化】
「この日に振り込む」という日を設定して、手帳と机上のカレンダーに記入するようにしました。
加えて、パソコンのoutlookに振込日を設定し、振込日1週間前にアラームが表示されるようにしました。
とにかく自分の意識の中に「締切日」を刷り込むために、いたるところに仕掛けを設定しました。
【実績の記録と振り返り】
手帳に「どれくらい処理できたか」を記録するようにしました。
長々と書くのは面倒ですので「〇枚」とだけ書きます。
そうすると、不思議なことに翌日は「昨日より処理する枚数を増やそう」という気持ちが起こるようになりました。
【肩回しの習慣化】
書類の処理をする前に意識的に、肩を回すようにしました。
「肩を回す」→「手帳を見る(昨日の処理枚数を確認)」→「チェック開始」という流れを作りました。
自分の業務への影響(取り組んだ成果)
処理する感覚が短くなったと実感しています。
それまでは、精算書類の提出日から１か月以上経過しても、未処理ということがよくありましたが、書籍の内容を実行してからは、遅くとも１か月以内に精算できるようになりました。
特に効果を感じたのは「簡単なところを一気に終わらせる」方法です。
「一気に簡単なチェックを終わらせる」→「他の箇所が気になる」→「続きがしたくなる」
というサイクルが回るようになりました。
まとめ
過去の自分をチェックしてから、簡単な作業をとっかかりにスタートダッシュ。
締切日が見える仕掛けを、目覚まし時計のように複数の場所にセット。
仕事の初速を高めるということは、仕事の効率化につながるので、自身の仕事力アップという効果が期待できます。
地味な書類処理という仕事でも「少しでも早く処理することはできないか」と考えながら取り組むことの重要性を、この経験であらためて実感しました。
これからも皆さんと一緒に地味に地道に「事務活」に取り組み、お役に立ちそうな情報を発信していきますので、よろしくお願いいたします。
